Come faccio a scegliere la migliore teleconferenza gratuita?
Sebbene non tutti siano a conoscenza del fatto, esistono servizi di teleconferenza audio offerti gratuitamente dal provider. Pur non essendo strettamente teleconferenze gratuite, questi programmi non addebitano alcun tipo di tariffa di utilizzo della linea né inviano alcun tipo di fattura all'ospite della conferenza o ai partecipanti. Utilizzando i servizi di chiamata a pagamento, è possibile mettere in attesa una chiamata in conferenza in qualsiasi momento, semplicemente avvisando coloro che dovrebbero partecipare. La scelta del meglio di queste opzioni gratuite di teleconferenza richiede una grande attenzione a tre elementi chiave.
Innanzitutto, assicurati che il provider di teleconferenze gratuito selezionato abbia la capacità di linea per il tipo di chiamate in conferenza che conduci. Alcuni provider gratuiti limitano il numero di linee che possono essere incluse in una determinata sessione della conferenza, mentre altre forniscono linee in base all'ordine di arrivo. Se tendi a tenere le tue conferenze al di fuori dei periodi di punta e non hai più di 8-10 partecipanti per chiamata, ci sono poche possibilità di avere problemi con tutti quelli che arrivano alla conferenza. Le persone che necessitano di più linee e utilizzano il servizio durante il normale orario di lavoro devono assicurarsi di conoscere la politica del provider sull'uso della linea prima di configurare un account.
Una seconda considerazione essenziale è l'assistenza clienti durante una conferenza. Molti dei servizi gratuiti forniscono assistenza all'operatore solo a un costo aggiuntivo. Ci sono alcuni che offriranno assistenza limitata durante una chiamata, una funzionalità che potrebbe tornare utile di tanto in tanto. Determinare quali sono gli eventuali costi sostenuti per l'assistenza dell'operatore prima di registrarsi con qualsiasi servizio.
I limiti di durata della conferenza sono un'altra considerazione importante nella valutazione di diverse soluzioni di teleconferenza gratuite. Alcuni servizi limitano le conferenze a non più di due ore, mentre altri non consentono a una singola sessione di continuare per più di quattro o cinque ore. Se si tengono conferenze per più di un'ora, questo non sarà un grosso problema, anche se sapere per quanto tempo può essere eseguita una chiamata può essere utile per le situazioni di emergenza.
Potresti anche voler esaminare funzioni come un elenco delle presenze dopo la chiamata o opzioni di registrazione. L'elenco post-chiamata includerebbe i numeri di telefono dei partecipanti, i tempi di entrata e uscita per ciascuna linea e la quantità totale di minuti utilizzati per la conferenza. Per quanto riguarda la registrazione, è probabile che ci sia un piccolo costo per questa funzione, ma ci sono buone probabilità che venga sostenuta una commissione fissa una tantum. L'ascolto delle registrazioni della conferenza verrebbe trattato come una linea che accede a una chiamata in conferenza, con l'unica spesa rappresentata dalle eventuali spese interurbane fatturate all'ascoltatore dal suo fornitore di servizi telefonici.
La teleconferenza gratuita è un'ottima opzione per le piccole imprese o per qualsiasi entità che deve controllare da vicino le spese. Il costo può essere completamente eliminato se i partecipanti dispongono di piani a lunga distanza forfettari che consentono loro di effettuare una lunga distanza illimitata in qualsiasi parte del paese o che utilizzano un servizio telefonico basato su Internet che non prevede addebiti a lunga distanza. Sebbene non sia ricco di funzionalità come le opzioni di teleconferenza a pagamento, la teleconferenza gratuita vale sicuramente la pena considerare se non hai bisogno di altro che riunire un piccolo gruppo di persone per circa un'ora.