Come faccio a scegliere il miglior processo di inventario?
Un processo di inventario rappresenta i passaggi o le procedure specifici utilizzati da un'azienda quando si spostano prodotti inventore attraverso le loro operazioni commerciali. Esistono diversi tipi di inventario nell'ambiente aziendale. Le aziende manifatturiere e produttive si occupano comunemente di materie prime, lavorazione in corso e prodotti finiti. Magazzini, distributori e rivenditori si occupano principalmente di prodotti finali pronti per la vendita a privati e aziende. Sebbene questi due gruppi rappresentino aziende ai diversi estremi della catena di approvvigionamento, i processi di inventario possono essere simili tra i due gruppi.
Un'ampia panoramica del processo di inventario è il sistema utilizzato da un'azienda per tenere traccia dell'inventario nel proprio registro contabile. I sistemi di inventario periodici e perpetui sono i più comuni nelle aziende. I sistemi di inventario periodici non aggiornano la contabilità generale di una società per ogni specifico movimento di inventario. Le aziende in genere iniziano con un saldo di inventario iniziale e aggiornano le informazioni su base trimestrale o annuale. Alcune società potrebbero preferire aggiornare i loro sistemi di inventario periodici su base mensile. I sistemi di inventario perpetuo aggiornano la contabilità generale della società dopo ogni acquisto, vendita o rettifica sul conto di inventario della società. Sebbene i sistemi di inventario perpetuo richiedano più lavoro, forniscono un sistema più accurato per governare i singoli processi di inventario.
Le aziende dovrebbero selezionare ogni singolo processo di inventario in base al tipo di articoli dell'azienda. Le aziende che producono o vendono prodotti o articoli omogenei in grandi lotti possono preferire un processo di inventario più semplice. Le aziende spesso ricevono, immagazzinano, etichettano e vendono questi prodotti di inventario senza ispezionare ogni singolo articolo. Il campionamento è un processo di controllo di qualità comune per merci omogenee o in lotti. Le aziende valuteranno la qualità dell'inventario selezionando un campione casuale per ispezionare l'inventario.
Gli inventari costituiti da singoli beni o linee di prodotti in genere richiedono un processo di inventario più dettagliato. Le aziende impiegheranno molto tempo a gestire, etichettare e valutare questi prodotti poiché il costo di ciascun prodotto è generalmente diverso. I proprietari e i gestori delle attività commerciali spesso tengono traccia di questi articoli individualmente per capire quali articoli necessitano di rifornimento all'interno dell'azienda. Le aziende con vasti inventari di singoli prodotti utilizzano comunemente il sistema di inventario perpetuo. Ciò consente loro di conservare informazioni dettagliate sul loro registro contabile per rappresentare accuratamente le informazioni finanziarie relative all'inventario.
I proprietari e i dirigenti delle imprese devono anche considerare la quantità di lavoro necessaria per gestire l'inventario. Le piccole imprese spesso fanno fatica a mantenere il processo di inventario perché hanno meno dipendenti per completare le funzioni e fornire al venditore informazioni precise sull'inventario. Le piccole imprese dovrebbero anche prendere in considerazione processi di inventario in outsourcing che potrebbero complicare le loro operazioni commerciali. I titolari di aziende possono anche evitare i dettagli specifici della gestione dei singoli processi di inventario.