Come scelgo il miglior sistema di gestione stipendi?
Scegliere il giusto sistema di gestione stipendi per la tua azienda è un po 'più complicato di quanto molte persone capiscano. A seconda della sede della propria azienda, è necessario rispettare specifiche normative governative relative alla tenuta dei registri, nonché gestire il calcolo dei salari e la ritenuta alla fonte in modo conforme a tali regolamenti. Ci sono anche altre funzionalità che potresti trovare utili con il tuo sistema di gestione stipendi e il livello di servizio e supporto che offre ai tuoi dipendenti.
La dimensione della tua azienda è spesso un fattore chiave quando si tratta di scegliere il miglior sistema di gestione stipendi. Oggi ci sono pacchetti software open source progettati appositamente per l'utilizzo da parte di aziende più piccole, con alcuni di questi pacchetti incluso il software di gestione stipendi di base. Pacchetti come questi sono ideali per chi impiega solo poche persone e ha bisogno di un aiuto di base nel calcolo della retribuzione di base, degli straordinari e nel rispetto dei giorni personali, malati e delle vacanze con relativa facilità. La maggior parte di questi pacchetti open source può anche interfacciarsi con le agenzie di entrate a livello nazionale e statale, rendendo facile tenere il passo con eventuali modifiche fiscali che incidono sulla ritenuta alla fonte o sul calcolo delle imposte sulle imprese.
Per le situazioni in cui un sistema di gestione delle buste paga dovrebbe fornire qualcosa in più rispetto alle nozioni di base, è una buona idea determinare quali funzionalità aggiuntive sarebbero utili. Ad esempio, è possibile che si desideri un sistema di gestione stipendi in grado di stampare assegni di gestione stipendi o eventualmente anche di gestire l'opzione di deposito diretto, se si offre tale servizio ai propri dipendenti. Un altro vantaggio di un sistema più avanzato è la capacità di preparare automaticamente moduli di entrate su base mensile che possono essere stampati e spediti alle agenzie di entrate statali e nazionali. Un sistema di gestione stipendi di questo tipo può ridurre al minimo il numero di ore necessarie per gestire queste funzioni, consentendo di deviare tali risorse verso altri aspetti dell'azienda.
Se si desidera un sistema di gestione stipendi di base o più completo, ci sono alcuni aspetti fondamentali che devono essere sempre considerati. Uno di questi aspetti è la sicurezza. Il sistema deve disporre di protocolli che consentano di limitare l'accesso ai dati sui salari. Alcuni sistemi adottano ciò che è noto come approccio della mensa, in quanto a ciascun utente autorizzato vengono concessi diritti di accesso specifici a determinate informazioni contenute nel database delle buste paga, ma non ad altri tipi di dati trovati nel sistema. Oltre alla sicurezza quotidiana, le migliori soluzioni di sistema di gestione stipendi disporranno anche di opzioni di recupero dei dati, che possono tornare utili in caso di disastro o danneggiamento del database principale.
Le migliori opzioni del sistema di gestione stipendi saranno anche in qualche modo flessibili, in quanto è facile gestire l'aggiunta di dipendenti o il riordino di dipendenti esistenti in nuovi raggruppamenti dipartimentali. Se è probabile che un determinato sistema venga superato in un anno o due, probabilmente non vale la pena il tuo tempo o denaro. Scegli qualcosa che puoi utilizzare a lungo termine, anche se la tua attività cresce a passi da gigante.
Tieni presente che puoi sempre scegliere di esternalizzare il libro paga, il che elimina la necessità di mantenere un sistema di gestione stipendi in casa. Se questa è un'opzione praticabile, assicurati che il servizio prepari tutti i moduli necessari, aggiorni periodicamente le sue formule per riflettere le attuali normative fiscali e fiscali e sia in grado di consentirti l'accesso ai tuoi registri delle retribuzioni ogni volta che ne hai bisogno. Oggi ci sono molti partner che offrono questo tipo di servizio a tariffe che anche le aziende più piccole troveranno interessanti.