Come faccio a scegliere il miglior software per ufficio virtuale?
Quando si sceglie il software per ufficio virtuale, è necessario considerare la natura della propria attività e le attività che è necessario eseguire su base giornaliera. Se lavori da solo, avrai bisogno di alcune nozioni di base, come software di posta elettronica, software di elaborazione testi, software di database, protezione antivirus e un programma di utilità. Se lavori in un ambiente di gruppo o hai bisogno di comunicare con i dipendenti, potresti dover cercare funzionalità aggiuntive, come la messaggistica istantanea e l'archiviazione di file centrale.
Un buon programma di posta elettronica è un'applicazione importante da cercare quando si acquista un software per ufficio virtuale. Alcuni provider di servizi Internet (ISP) forniscono un programma di posta elettronica, ma un programma di posta elettronica autonomo potrebbe essere migliore. Ciò è particolarmente vero se hai bisogno di funzionalità extra come l'invio di risposte automatizzate. La maggior parte dei programmi di posta elettronica può essere scaricata gratuitamente o come parte del sistema operativo.
Il software per ufficio virtuale dovrebbe includere un programma di elaborazione testi. Ci sono alcune opzioni tra cui scegliere. Alcuni programmi di elaborazione testi possono essere scaricati come parte di un pacchetto freeware, quindi un buon programma di elaborazione testi non deve essere costoso. Alcuni sistemi operativi includono programmi di elaborazione testi molto basilari, ma se gestisci un'azienda, potresti aver bisogno di qualcosa con funzionalità aggiuntive.
Se ci si trova in un settore in cui è necessario accedere rapidamente alle informazioni o in cui è necessario organizzare e archiviare grandi quantità di dati, un programma di database dovrebbe far parte del software dell'ufficio virtuale. Alcuni proprietari di attività creano elenchi da utilizzare per scopi di marketing e il software di database rende tutto più semplice. I programmi di database possono essere acquistati come parte di un pacchetto software o possono essere scaricati come freeware.
La protezione antivirus è un altro aspetto importante della gestione di un ufficio virtuale. Se devi proteggere i tuoi dati, dovresti investire in un buon programma di protezione antivirus. I programmi di protezione antivirus possono anche includere firewall integrati che offrono una protezione aggiuntiva. Se invii file avanti e indietro o usi la posta elettronica, dovresti investire nella protezione da virus.
I programmi di utilità possono ottimizzare le prestazioni del tuo computer e dovrebbero essere considerati quando investi in software per ufficio virtuale. Un buon programma di utilità faciliterà l'avvio di attività relative alle prestazioni come la pulizia del registro, la rimozione di file temporanei e l'eliminazione dei cookie. Questo tipo di software può essere acquistato come applicazione autonoma o può essere scaricato come freeware.
Se lavori con un team o hai dipendenti virtuali, dovresti acquisire un programma di messaggistica istantanea come parte della configurazione dell'ufficio virtuale. Questa è una caratteristica molto importante quando devi essere in costante contatto con un membro del tuo team perché i messaggi possono essere scambiati in tempo reale. Un programma come questo risparmia anche sulle chiamate telefoniche poiché la maggior parte dei servizi di messaggistica istantanea offre la possibilità di chat vocale. Le conferenze di gruppo possono anche essere eseguite utilizzando programmi di messaggistica istantanea.
L'archiviazione dei file centrale è molto importante quando si lavora come parte di un team, specialmente se ciascun membro lavora da una posizione diversa. I file possono essere archiviati online, fornendo un facile accesso a informazioni importanti. Ciò non solo consente di risparmiare tempo, ma consente a ciascun utente di lavorare da qualsiasi luogo purché abbia accesso al database. Le applicazioni SaaS (Software as a service) hanno spesso questa funzione, che consente agli utenti di accedere al software utilizzando la propria connessione Internet.