Come scegliere il miglior software per gli ordini di lavoro?
L'utilizzo di moduli d'ordine cartacei per un'azienda può essere un modo efficace per eliminare e archiviare gli ordini, ma questi moduli possono essere facilmente persi, confusi o dimenticati. Con il software degli ordini di lavoro, tutti gli ordini vengono creati e archiviati elettronicamente, quindi sono ben organizzati e facili da recuperare. Un buon software per gli ordini di lavoro dovrebbe contenere diversi elementi essenziali per renderlo il migliore per qualsiasi settore. Tali elementi includono un sofisticato sistema di archiviazione che consente di ordinare i file per data, priorità e cliente; e strumenti di pianificazione, in modo che il dipendente che effettua l'ordine di lavoro possa pianificare il nuovo lavoro insieme ai lavori esistenti. Un sistema di reporting che informa gli amministratori che stanno lavorando al lavoro e lo stato di avanzamento di quel lavoro è anche prezioso, così come lo sono le capacità mobili se l'azienda ha dei lavoratori sul campo.
Dopo aver effettuato un ordine, questo viene archiviato elettronicamente nel software dell'ordine di lavoro. Se il software non dispone di un sofisticato sistema di archiviazione, è possibile che gli amministratori perderanno l'ordine. I buoni programmi avranno la possibilità di visualizzare tutti gli ordini in base a quando sono stati effettuati, alla loro priorità e al cliente. Ciò consente agli amministratori di controllare rapidamente ogni ordine di lavoro e assicurarsi che tutto il lavoro sia completato e non dimenticato.
Nella maggior parte delle aziende basate sui servizi, la pianificazione è tutto, poiché i clienti desiderano il servizio più rapido ed efficiente. Gli strumenti di pianificazione all'interno del software degli ordini di lavoro aiuteranno l'amministratore a controllare tutti i lavori esistenti e pianificare un nuovo lavoro per una certa data e ora, e possibilmente anche un determinato lavoratore. Mantenendo un programma generale, la società può essere certa che tutti i lavori vengano eseguiti nell'ordine più rapido.
Il software per gli ordini di lavoro con funzionalità di reportistica consente agli utenti di visualizzare gli ordini in base ai loro progressi, alla quantità di denaro guadagnata per ciascun lavoro e a chi ha lavorato sull'ordine. Un vantaggio di questa funzione è che gli amministratori possono riferire su quanto bene - o quanto male - la società stia facendo, in base al numero di posti di lavoro e alla quantità di denaro guadagnata. Questo aiuta anche l'azienda a vedere come vengono eseguiti i lavori, in base al tempo impiegato per completarli. Se su un lavoro viene fatto qualcosa di sbagliato, questa funzione di reporting consente inoltre agli amministratori di verificare chi è stato assegnato all'ordine, in modo da poter intraprendere azioni contro il dipendente appropriato.
Il software per gli ordini di lavoro con funzionalità mobili sarà utile per le aziende che hanno lavoratori sul campo, ma probabilmente non per quelli che lavorano esclusivamente su ordini interni. Con funzionalità mobili, il programma di ordini di lavoro è in grado di inviare informazioni sul lavoro al cellulare del dipendente. In questo modo, se c'è un nuovo lavoro o se qualcosa cambia nel lavoro attuale, il dipendente può essere rapidamente informato.