Come scelgo i giusti metodi di acquisizione?

I metodi di approvvigionamento sono il processo che un'azienda attraversa per acquistare beni e servizi. Sono comuni tre tipi comuni di metodi di acquisizione: acquisto o acquisizione diretti, negoziazioni e offerte competitive. Le aziende utilizzeranno spesso un ufficio come punto di approvvigionamento e i dipendenti che lavorano in questo ufficio useranno uno dei metodi per procurarsi beni, servizi o lavori sotto le indicazioni della direzione. La scelta del giusto metodo di approvvigionamento dipende dagli articoli necessari.

In base al metodo di acquisto diretto o di acquisizione, le aziende in genere inviano un ordine di acquisto per richiedere articoli da un fornitore. Molte aziende effettuano acquisti da venditori su base frequente; per controllare i costi, gli ordini di acquisto con un'autorizzazione adeguata lo rendono possibile. Un dipendente scriverà un ordine di acquisto che elenca il fornitore, la quantità di articoli, la descrizione, il prezzo e altre informazioni pertinenti. Un manager di solito approva o disapprova l'ordine e lo rispedisce al dipendente. I metodi di acquisizione con acquisizione diretta possono presentare più varianti in base alle esigenze dell'azienda e all'ambiente operativo e sono uno dei metodi di acquisizione più comuni utilizzati.

La negoziazione come metodo di acquisizione funziona meglio per acquisti di grandi dimensioni, come attrezzature, terreni o edifici. Le aziende richiederanno la negoziazione nell'ambito del processo al fine di ridurre il più possibile il costo delle attività. I metodi di acquisizione che richiedono negoziazione spesso richiedono competenze diverse dall'ufficio acquisti. Il direttore degli acquisti ha bisogno della capacità di parlare apertamente con altre parti, fare richieste dirette quando si cerca un'azione specifica sugli affari e sapere come e quando abbandonare gli affari. Mentre queste competenze possono sembrare facili da trovare in un dipendente, le aziende possono passare attraverso diversi impiegati prima di trovare la persona giusta.

I metodi di acquisizione possono anche rientrare nella categoria delle offerte competitive. Questo processo è di solito particolare per settori specifici, come l'edilizia, i contratti militari o altri grandi affari che coinvolgono due o più aziende. Le offerte competitive possono essere silenziose o aperte.

Nell'ambito di una procedura di offerta silenziosa, le aziende selezioneranno un'offerta scritta. Il fornitore aprirà tutte le offerte da solo e selezionerà quello che ritengono migliore per il loro lavoro. Le offerte aperte consentono ulteriori discussioni tra le due società. Dopo aver presentato un'offerta, ciascuna società può riunirsi e discutere del processo. In realtà, questo si trasforma in un ibrido tra i metodi di acquisizione competitiva e di negoziazione, in cui ciascuno cercherà la concessione per l'affare.