Come posso creare un numero di libro paga?

Un numero di libro paga è un'informazione specifica utilizzata nel sistema di libro paga di un'azienda. Il numero consente a un'azienda di tenere traccia dei dipendenti attraverso l'uso del numero anziché un nome o un altro identificatore. Il numero di buste paga è in genere un'informazione interna creata dall'azienda utilizzando il suo software di gestione stipendi. La società può creare la propria combinazione di lettere e numeri o consentire al software di creare numeri da solo. La creazione di un numero dovrebbe includere cifre che consentano all'azienda di distinguere i dipendenti in base al solo numero.

La maggior parte dei servizi o software di gestione stipendi consente a un'azienda di creare il proprio numero di gestione stipendi per ciascun dipendente. A causa di questa flessibilità, un'azienda dovrebbe considerare l'utilizzo di un prefisso descrittivo per ciascun gruppo di dipendenti. Un'opzione, ad esempio, è usare tre cifre o lettere per definire il dipartimento. Le lettere ACC o i numeri 200 possono rappresentare il reparto contabilità; PRO o 300 possono essere il reparto produzione. Sottogruppi possono esistere anche in queste categorie se la società decide di utilizzare un numero.

Una volta che una società decide il prefisso del numero di libro paga, i numeri rimanenti in genere cadono in ordine. Ad esempio, ACC00001 può essere il punto di partenza per i numeri delle buste paga nel reparto contabilità. L'ultima metà del numero può contenere tutte le cifre necessarie per coprire tutti i dipendenti del dipartimento. Ogni numero di libro paga per tutti i reparti di solito ha la stessa combinazione di lettere e numeri. Avere le stesse dimensioni di combinazione è necessario per evitare di confondere il sistema di gestione stipendi.

Il dipartimento delle risorse umane è spesso responsabile della creazione di questo numero. In alcuni casi, il reparto risorse umane potrebbe aver bisogno dell'approvazione del proprietario o della direzione per l'assegnazione dei numeri. Ciò consente ai proprietari e ai dirigenti di avere voce in capitolo nelle informazioni che risiedono nel libro paga. Il management superiore può anche avere input su come creare numeri o sul loro utilizzo in azienda. L'approvazione può anche essere necessaria se la società sta creando un nuovo dipartimento nel sistema di gestione stipendi.

Una società che utilizza un servizio di outsourcing delle buste paga potrebbe non essere necessario creare un numero di buste paga. La società di outsourcing lo farà da sola in base al proprio sistema di gestione stipendi. Le aziende inseriscono semplicemente un numero di buste paga corrispondente al numero di buste paga dell'azienda esternalizzata. Il servizio di gestione stipendi gestisce la maggior parte delle attività di gestione stipendi, offrendo loro la possibilità e la libertà di creare numeri di gestione stipendi. Tutta la corrispondenza e le informazioni relative a un dipendente in genere richiedono l'uso di questo numero.

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