Come posso sviluppare una sequenza temporale del progetto?
Prima di intraprendere un progetto ampio e importante, è spesso utile sviluppare una sequenza temporale del progetto. Ciò comporta la registrazione delle fasi principali che saranno coinvolte in un progetto, dall'inizio alla fine, insieme alle persone o ai team responsabili e alle date di completamento previste. Questo è un modo di guardare ai dettagli principali, o al quadro generale dell'intero progetto, con tutti gli obiettivi e le pietre miliari inclusi.
Se una persona sta sviluppando una sequenza temporale del progetto per un progetto che sta completando in modo indipendente, allora può essere la sola responsabile dello sviluppo della sequenza temporale. Molti progetti, in particolare quelli su larga scala, coinvolgono più lavoratori o membri di una squadra. Quando vengono create le scadenze del progetto per tali progetti, anche tutti i lavoratori che saranno coinvolti nel processo decisionale dovrebbero far parte della creazione della sequenza temporale.
La sequenza temporale dovrebbe includere tutte le pietre miliari e gli obiettivi previsti che fanno parte del progetto, insieme ai responsabili delle varie parti, materiali necessari e la data di completamento prevista per ogni fase. Riunioni o punti di controllo che sono stati pianificati in anticipo possono anche essere inclusi in una sequenza temporale del progetto, poiché l'idea è quella di fornire la migliore rappresentazione possibile dell'intero progetto. Poiché un gruppo inizialmente lavora insieme per sviluppare una sequenza temporale del progetto, tutti dovrebbero essere in grado di vedere la sequenza temporale. Può essere proiettato su una lavagna tramite un computer, collocato in uno spazio di lavoro online ad accesso multiplo o scritto con pennarelli come bozza su un grande pezzo di carta millimetrata posto sul muro.
Dopo che è stata creata una sequenza temporale iniziale del progetto, ogni membro del gruppo responsabile del progetto dovrebbe ricevere una copia di esso come riferimento. Può essere una copia cartacea o una copia elettronica pubblicata online o inviata per e-mail ai membri. La sequenza temporale del progetto è un documento di lavoro che dovrebbe essere rivisitato periodicamente in tutto il progetto in modo da poter essere adattato in caso di cambiamenti e imprevisti.
Le tempistiche del progetto presentano numerosi vantaggi. Aiutano a mantenere tutti i membri di una squadra concentrati sugli obiettivi di un particolare progetto e a tenerli insieme mentre il progetto si evolve e cambia. Queste tempistiche aiutano anche a dimostrare come il progetto dovrebbe fluire in una combinazione scritta e visiva. Le tempistiche dei progetti dovrebbero essere utili sia per i membri del team che sono orientati ai dettagli sia per coloro che hanno bisogno di vedere il quadro più ampio di come tutto si adatta insieme. Le tempistiche del progetto possono anche aiutare a garantire che tutte le attività e i passaggi richiesti in un progetto siano stati assegnati e delegati in modo appropriato.