Come posso sviluppare le migliori linee guida per gli acquisti?
Man mano che un'azienda o un'organizzazione cresce, la necessità di stabilire linee guida per gli acquisti diventa più importante. L'approvvigionamento o l'acquisto è la gestione di tutte le spese per servizi e merci. Come aspetto della gestione aziendale globale, è una funzione centrale che si collega direttamente al contenimento dei costi, alla riduzione delle spese e all'aumento dei profitti. Sebbene la maggior parte delle persone associ gli appalti alle grandi aziende e le offerte multimilionarie, le linee guida sugli appalti possono aiutare ogni impresa, grande e piccola.
Il campo degli appalti è così ampio che è meglio dividerlo in processi aziendali distinti. Le categorie principali sono: gestione dei fornitori, beni e servizi contrattati, termini di pagamento, soglie e separazione dei compiti. Oltre a identificare i diversi processi aziendali, ci sono tre elementi che devono essere completati per sviluppare linee guida per gli appalti: stabilire la struttura e i ruoli organizzativi, implementare i controlli contabili e definire la responsabilità e la responsabilità per i processi di approvvigionamento all'interno dell'organizzazione.
La metodologia standard utilizzata per sviluppare le linee guida sugli acquisti è quella di creare una cartella di file per le linee guida. All'interno di questa cartella di file, creane una separata per ciascuno dei principali processi aziendali. Man mano che vengono sviluppate le linee guida, creare le guide al processo per i diversi ruoli e dipartimenti coinvolti nel processo. Includere una sezione sui rapporti di supervisione e gestione, nonché un documento di flusso per la revisione del senior management. Tutte le linee guida dovrebbero essere riviste e discusse con le aree interessate e presentate all'alta dirigenza per la revisione. Dopo l'accettazione, è necessaria una formazione per tutti gli utenti per attuare le linee guida.
Il primo elemento da esaminare sono i ruoli e le responsabilità dei diversi attori nel processo di approvvigionamento. Identificare chi, cosa, dove e perché per ogni transazione e determinare il punto o l'attività di avvio. Ad esempio, quando un dipartimento richiede forniture per ufficio, chi è responsabile di questo processo? Come decidono quale fornitore contattare? Qual è l'importo massimo che possono spendere e chi approva questo acquisto? Queste domande sono tutte fondamentali per lo sviluppo di linee guida per gli appalti.
La contabilità fornisce una struttura standard per il monitoraggio e la gestione della spesa. L'uso di richieste di acquisto, ordini di acquisto, preventivi, contratti e altri strumenti di acquisizione influisce tutti sulle funzioni contabili. I controlli contabili tipici si concentrano sulla riduzione del rischio di frode, sull'ottenimento del miglior rapporto qualità-prezzo, sulla ricezione di prezzi e condizioni negoziati e sulle autorizzazioni di approvazione. Questi elementi possono essere gestiti in un sistema computerizzato, ma devono prima essere definiti nelle linee guida dei processi aziendali.
La responsabilità e la responsabilità sono i principali motori dell'approvvigionamento. La maggior parte delle organizzazioni si concentra sul valore in dollari dell'ordine di acquisto o del contratto, ma può trascurare il totale speso per un particolare prodotto. Determinare la posizione appropriata per essere responsabile della negoziazione con il fornitore e l'elaborazione degli ordini di acquisto è un passo importante nelle linee guida per gli acquisti.