Quali sono i requisiti di offerta?

Una procedura di offerta coinvolge un individuo o un'azienda che chiede ai fornitori di inviare i prezzi per un progetto. I requisiti di offerta, spesso chiamati specifiche di offerta, sono tutti i requisiti che il fornitore deve prendere in considerazione quando crea la sua proposta. Ciò può includere specifiche quali materiali, tempi, qualifiche del lavoro e altro ancora. I requisiti di offerta dovrebbero essere chiaramente definiti nella richiesta di proposta e dovrebbero essere reiterati nel contratto finale come firmato da entrambe le parti. Il termine potrebbe anche essere usato per riferirsi a tutte le informazioni che devono apparire nel pacchetto di offerta del venditore, che potrebbe includere la prova di documenti assicurativi, informazioni di contatto e rating del credito.

Lo scopo dei requisiti di offerta è garantire che tutti i prezzi ricevuti siano per lo stesso lavoro. Ad esempio, se ai venditori fosse chiesto solo di quotare il prezzo di un nuovo edificio per uffici, ogni fornitore potrebbe assumere un numero diverso di stanze, sceglierebbe la propria vernice, farebbe ipotesi su quanti colori dovrebbero essere usati e potrebbe impostare la propria sequenza temporale. Ciò potrebbe comportare prezzi che non possono essere confrontati correttamente e che non riflettono realmente ciò che il cliente desidera.

In questo caso, i requisiti di offerta delineano il lasso di tempo in cui il lavoro deve essere completato, il metraggio quadrato da coprire e il numero di colori da utilizzare. I requisiti potrebbero inoltre specificare se includere i lavori di rifinitura, quale marca e lucentezza della vernice utilizzare, se le pareti devono essere innescate o meno e il materiale con cui sono realizzate le pareti. Ciò consente a ciascun potenziale contraente di fare offerte con le stesse identiche specifiche in modo che il prezzo rifletta veramente le esigenze del cliente.

Altri tipi di specifiche sono spesso inclusi anche nei requisiti di offerta. Ad esempio, una società potrebbe richiedere a tutti i fornitori di stipulare un'assicurazione di responsabilità civile e di responsabilità dei lavoratori. Alcune società, in particolare quelle gestite o regolamentate da un'agenzia governativa, potrebbero richiedere che una determinata parte di ciascuna offerta sia eseguita da società di proprietà di minoranze o donne o che i materiali soddisfino determinati standard ambientali.

I fornitori che rispondono a una richiesta di offerta devono indicare qualsiasi area in cui non hanno soddisfatto i requisiti di offerta e possono fornire un'offerta che soddisfi i requisiti insieme a un'opzione alternativa. Di solito è saggio spiegare perché e dichiarare invece cosa intende fare il venditore. Ad esempio, un'azienda potrebbe specificare una particolare marca di vernice. Se, tuttavia, un fornitore ha uno sconto con un marchio che può essere dimostrato comparabile, il fornitore potrebbe offrire il lavoro in base alle specifiche originali e fornire anche una seconda offerta che mostra i risparmi sui costi possibili cambiando marchio.