Quali sono gli usi comuni di Petty Cash?
La piccola quantità di denaro è una piccola quantità di denaro utilizzata dai dipendenti di un'azienda per spese accessorie inferiori a un determinato importo, di solito circa $ 50 dollari statunitensi (USD) negli Stati Uniti. Molti funzionari finanziari concordano sul fatto che, in alcuni casi, non è conveniente - per non parlare di una perdita di tempo - emettere un assegno per le spese delle piccole imprese. Alcuni usi comuni per piccoli contanti includono l'acquisto di forniture per ufficio e il pagamento di pasti, intrattenimenti, trasporti locali e altre spese varie. Può anche essere utilizzato per fornire rimborsi o modifiche ai clienti. Indipendentemente dal suo utilizzo, di solito è richiesta la documentazione per contabilizzare i fondi al fine di evitare potenziali problemi di revisione.
A volte chiamato un conto di anticipi, il denaro proveniente da un piccolo fondo di cassa può essere utilizzato per rimborsare i dipendenti per le spese passate relative alle imprese, oppure può essere accantonato per le spese anticipate. I fondi sono spesso autorizzati a essere utilizzati per dare una modifica anche ai clienti che acquistano beni o servizi dall'azienda. Inoltre, la piccola quantità di denaro viene spesso spesa in forniture per ufficio o in laboratorio, ma di solito non è destinata all'acquisto di articoli di grandi dimensioni. Piuttosto, di solito viene speso per spese accessorie, come carta e penne. Inoltre, i dipartimenti accademici di molte università che utilizzano materie umane nei loro studi rimborsano le materie utilizzando denaro contante.
In generale, la maggior parte delle spese vive minori sostenute da un dipendente nel corso dell'attività sono ammissibili al rimborso in contanti esiguo, a seconda delle politiche particolari del datore di lavoro. I membri del personale di alcune aziende pagano spesso per i viaggi locali, inclusi autobus, taxi o metropolitana, per i quali possono essere rimborsati. Gli eventi d'ufficio, come riunioni del personale o feste, possono anche essere finanziati con piccoli soldi, così come alcuni pasti di lavoro e altri divertimenti economici.
Vi sono alcune limitazioni ed esenzioni relative all'utilizzo di un piccolo fondo di cassa. Ad esempio, in genere non è consentito essere utilizzato come fondo di assegno o fonte per un anticipo salariale. Se l'attività si trova negli Stati Uniti, potrebbero essere previste alcune esenzioni dall'imposta sulle vendite, a seconda dello stato. Inoltre, la quantità di denaro in un piccolo conto in contanti può essere aumentata o diminuita, se necessario, in base alle politiche dell'organizzazione.
Un dipendente di vigilanza dell'azienda viene generalmente assegnato come custode di piccoli fondi in contanti e il mantenimento del fondo richiede una documentazione accurata a fini contabili. Ad esempio, è di solito una buona idea per i dipendenti utilizzare i moduli di richiesta e le ricevute dettagliate durante la gestione di piccoli contanti. Questi moduli, noti anche come piccoli buoni contanti, sono generalmente disponibili nei negozi di forniture per ufficio.