Cosa sono i documenti conformi?
Documenti conformi aderiscono ai termini e alle condizioni associati a una lettera di credito, consentendo a una banca di rilasciare un pagamento a un venditore per conto di un acquirente. Le lettere di credito vengono utilizzate nelle transazioni commerciali, in particolare a livello internazionale, per facilitare il movimento dei fondi e offrire una certa protezione a entrambe le parti coinvolte. Secondo i termini, quando il venditore spedisce la merce all'acquirente e prepara la documentazione, può essere presentato alla banca per il pagamento. La banca esamina questi documenti per determinare se sono conformi e rilascia un pagamento.
Questo processo inizia con un accordo tra acquirente e venditore, che includerà una descrizione dettagliata della merce venduta. Questo è usato nella generazione della lettera di credito, quindi la banca ha qualcosa da confrontare con i documenti presentati dal venditore. Quando la documentazione è assemblata, deve essere completa e deve abbinare la descrizione dell'ordine dato alla banca dall'acquirente. Le discrepanze possono resUlt in un rifiuto e nessun pagamento per il venditore.
Le banche tendono a stare molto attenti quando si esaminano la documentazione, perché vogliono fornire una garanzia all'acquirente che il pagamento non verrà rilasciato per una spedizione errata. Ciò a volte può comportare rifiuti per ragioni relativamente minori. Ad esempio, un ordine tessile potrebbe descrivere un colore del tessuto come "salmone" nei documenti inviati alla banca, mentre il venditore lo descrive come "rosa". La banca può decidere che l'ordine non è più conforme e tratterà il pagamento.
Prima che i venditori inviassero un pacchetto di informazioni alla banca, possono verificare le discrepanze che potrebbero far rifiutare il pagamento di una banca. I documenti conformi dovrebbero descrivere la spedizione in modo accurato e corretto, senza falsificazioni. I venditori possono consultare l'accordo di vendita originale per assicurarsi che stiano spedendo ciò che l'acquirente ha chiesto e per verificare le piccole varianti che Mightt causare un problema con l'elaborazione dei pagamenti. Se la banca decide che il venditore non ha presentato documenti conformi, sarà necessario elaborare nuovamente la transazione.
Il termine "documenti conformi" è utilizzato anche in molti altri modi. I viaggiatori devono mantenere documenti conformi per attraversare i bordi, ad esempio, con tutte le funzionalità necessarie per passare l'ispezione doganale. Questi possono includere una fotografia chiara, informazioni demografiche dettagliate e timbri e sponsorizzazioni appropriate. I documenti potrebbero anche aver bisogno di aderire a codici e protocolli stabiliti da un'agenzia per essere accettati per attività come la richiesta di sovvenzioni.