Cosa sono le transazioni aperte?
Le transazioni aperte sono qualsiasi tipo di attività finanziaria che non è considerata completamente regolata al termine di un determinato periodo contabile. Le transazioni commerciali di questo tipo rimangono aperte fino a quando non vengono definitivamente risolte per intero in un periodo successivo. Poiché molti tipi di società operano con un processo che crea transazioni in sospeso che possono rimanere instabili per un periodo di diverse settimane o anche di più, la maggior parte dei sistemi di contabilità fornisce alcuni mezzi per tenere traccia del flusso e riflusso nelle transazioni aperte come parte del processo di raccolta, e per tenere il passo su quale tipo di reddito può essere generato in uno o più periodi imminenti.
Uno dei modi più semplici per comprendere le transazioni aperte è quello di considerare l'acquisto di beni o servizi da una società in cui il debito non viene saldato immediatamente dall'acquirente che effettua un pagamento in contanti al momento dell'acquisto. In questo tipo di impostazione, il venditore emette di solito una fattura per l'acquirente, che dispone quindi di un determinato numero di giorni di calendario in cui effettuare il pagamento completo. Supponendo che la transazione avvenga nel mezzo di un mese contabile e che i termini per il pagamento siano di 30 giorni, l'acquirente potrebbe non effettuare il pagamento in quel mese contabile corrente. In questo caso, la transazione viene identificata come aperta o in sospeso alla chiusura di quel mese contabile.
Quasi tutte le attività che non si basano su pagamenti immediati per beni o servizi avranno transazioni aperte che devono essere contabilizzate nei registri contabili della società. Il processo di invecchiamento aiuta a tenere il passo con lo stato di tali transazioni aperte e offre l'opportunità di determinare se una determinata transazione rimane aperta per un periodo di tempo insolito. Ad esempio, se l'invecchiamento in una determinata fattura è ora di 45 giorni e il cliente paga di solito in 28-30 giorni, la società può avviare un contatto con il cliente per assicurarsi che la fattura sia stata ricevuta. Da questo punto di vista, il monitoraggio dello stato delle transazioni aperte semplifica la gestione delle attività di incasso e correzioni di sviste o altri problemi che potrebbero ritardare la ricezione dei pagamenti dai clienti.
La gestione della quantità di transazioni aperte è molto importante per la stabilità finanziaria di qualsiasi azienda. Al fine di garantire che ricevano costantemente entrate sufficienti per onorare i debiti aziendali, le aziende spesso organizzano i processi di fatturazione per offrire ai clienti ampie opportunità di effettuare i pagamenti il più rapidamente possibile. Qualcosa di semplice come sapere quali giorni del mese un cliente mette da parte per tagliare assegni per fatture in sospeso e tempistiche per la consegna di una fattura a quel cliente può aiutare ad accorciare l'inversione tra fatturazione e ricevuta di pagamento, una strategia che aiuta anche a mantenere il numero e valore monetario delle transazioni aperte in un intervallo accettabile.