Quali sono i migliori consigli per la conservazione dei documenti aziendali?
Le aziende grandi e piccole si trovano spesso ad affrontare la sfida di mantenere un sistema organizzato di conservazione dei registri aziendali. Generalmente, i documenti commerciali vengono mantenuti entro i limiti di tempo locali o regionali previsti. Conoscere i requisiti di cosa conservare e per quanto tempo è considerato cruciale per avere un sistema di registrazione adeguato.
Le dimensioni dell'azienda di solito determinano la profondità di un sistema di conservazione dei record aziendali. Alcuni dei documenti aziendali che vengono conservati includono limatura fiscale e file del personale. Le registrazioni finanziarie generalmente gestite da un'azienda sono spese operative, acquisti di capitale, entrate di vendita e beni immobili.
Un'azienda deve verificare i requisiti di conservazione dei registri aziendali applicabili nella giurisdizione che regola il settore aziendale. I requisiti negli Stati Uniti per la conservazione dei documenti aziendali relativi alle imposte è che i documenti commerciali siano conservati per almeno tre anni. Alcuni requisiti di entrate possono richiedere la tenuta di registri finanziari anche dopo la scadenza del tempo raccomandato.
I registri del personale vengono generalmente conservati per almeno quattro anni. Questi e altri documenti sono conservati in un luogo sicuro, in particolare quelli che contengono informazioni private sui dipendenti passati e attuali. I registri completi di quando sono state archiviate e pagate le imposte sui salari sono generalmente mantenute.
Nella maggior parte dei casi, i registri finanziari vengono conservati per un minimo di sette anni. Dichiarazioni di istituti finanziari, elenchi di inventario e conti economici annuali sono alcuni dei tipi di documenti che potrebbero essere inclusi. Mantenere buoni registri finanziari potrebbe ridurre al minimo l'esposizione di un'azienda per questioni legali.
Le aziende possono anche scoprire che avere un sistema di spurgo per sbarazzarsi di documenti commerciali vecchi o irrilevanti è vantaggioso. Una politica per un sistema di conservazione dei registri aziendali potrebbe aiutare a semplificare il processo e garantire che tutti i dipendenti seguano le stesse pratiche. Questa è generalmente una parte costante del processo per mantenere registri aziendali adeguati.
Di solito è una buona idea disporre di spazio di archiviazione adeguato se i documenti aziendali vengono conservati in loco. È anche una prassi generale conservare un file elettronico dei registri aziendali. In questo modo, i documenti pertinenti sono ancora accessibili e l'azienda può evitare un arresto nel caso in cui un incendio o un altro disastro distrugga i documenti commerciali cartacei.
La maggior parte delle aziende potrebbe scegliere di utilizzare una società di gestione della memorizzazione dei record. Ciò ha il potenziale di liberare il tempo dell'organizzazione di concentrarsi su questioni relative al business, piuttosto che sulla gestione della conservazione dei registri aziendali. Eventuali possibili dubbi sull'esternalizzazione del sistema di conservazione dei documenti aziendali potrebbero essere ridotti. Una società rispettabile generalmente delineerà le sue caratteristiche e pratiche di sicurezza per la conservazione dei documenti aziendali.