Quali sono i migliori consigli per l'etichetta in teleconferenza?
Una chiamata in conferenza può essere leggermente più difficile da eseguire rispetto a una riunione tipica in una sala conferenze; non ci sono interazioni faccia a faccia, nessun segnale visivo da leggere e nessun modo di sapere chi sta parlando oltre al riconoscimento vocale. Quando si partecipa a una chiamata in conferenza, è quindi necessario esercitare un'etichetta di chiamata in conferenza adeguata, che coinvolge tutto, da dove ci si siede quando si prende la chiamata a come rivolgersi ad altri partecipanti alla chiamata. Prestare molta attenzione alla corretta etichetta delle teleconferenze può aiutare il chiamante a evitare imbarazzanti passi falsi e invece a organizzare una riunione regolare ed efficace.
L'organizzatore della chiamata dovrebbe iniziare la riunione in tempo e con presentazioni tutto intorno. L'etichetta della teleconferenza impone che ogni persona che partecipa alla chiamata debba essere riconosciuta e introdotta in modo che tutti i partecipanti abbiano familiarità l'uno con l'altro e possano sentirsi a vicenda. Potrebbe essere utile inviare un'e-mail o comunque diffondere un ordine del giorno della riunione a tutti i partecipanti con i nomi di tutti coloro che partecipano alla chiamata. L'incontro dovrebbe iniziare in tempo. In altre parole, una teleconferenza dovrebbe essere eseguita in modo professionale come una riunione faccia a faccia, e gli organizzatori dovrebbero essere altrettanto preparati come sarebbero di persona.
L'adesione all'etichetta della teleconferenza relativa al rumore di fondo è forse l'aspetto più importante della chiamata stessa. Si dovrebbe evitare di parlare al cellulare, poiché la ricezione potrebbe causare un problema di chiarezza e rispondere a rumori di fondo che possono distrarre. Ogni chiamante dovrebbe partecipare alla chiamata da una stanza tranquilla con poche o nessuna distrazione. Se si riceve la chiamata a casa, è necessario assicurarsi che non venga interrotto da familiari, animali domestici o altre interazioni e rumori che distraggono. Tali rumori possono distrarre tutti i partecipanti e impedire alla riunione di progredire. Evita anche di creare rumori inutili, come toccare una matita, masticare il cibo o spostarti su sedie rumorose.
Poiché nessuno nella teleconferenza si vedrà, l'etichetta della teleconferenza impone che ciascun oratore si identifichi prima di parlare. Questo evita confusione tra il gruppo di chiamanti e consente a ciascun partecipante di prendere appunti precisi su ciò che è stato detto e da chi. Una voce casuale che parla senza identificazione può essere inquietante e confusa per gli altri oratori e identificarsi durante una chiamata in conferenza è come stabilire un contatto visivo durante una riunione faccia a faccia.