Quali sono i migliori consigli per l'etichetta Voicemail?

Lasciare un messaggio vocale può effettivamente essere piuttosto stressante per le persone che si sentono a disagio a parlare con una macchina. In particolare negli ambienti aziendali, si potrebbe sentirsi obbligati a parlare in un certo modo o ad astenersi dal pronunciare determinate parole. Fortunatamente, l'etichetta di Voicemail è abbastanza simile a quella di altre forme di comunicazione aziendale, e fintanto che la persona che lascia la Voicemail parla chiaramente e lascia informazioni pertinenti sulla registrazione, l'etichetta di Voicemail viene, per la maggior parte, seguita efficacemente. Bisogna ricordarsi di essere brevi, precisi e chiari quando si lascia un messaggio commerciale e quando si lascia un messaggio casuale, si dovrebbe anche essere sicuri di seguire l'etichetta della posta vocale ed essere brevi e chiari.

Quando si lascia un messaggio, l'obiettivo principale è quello di comunicare una breve descrizione di chi è il chiamante e dove il chiamante può essere raggiunto in futuro. La persona che riceve la segreteria telefonica non può ottenere queste informazioni se il chiamante non parla chiaramente. Non si dovrebbe correre attraverso il messaggio; lui o lei dovrebbe parlare chiaramente e fornire solo le informazioni di base necessarie alla persona che riceve la chiamata per tornare al chiamante. Lascia un numero di telefono sulla registrazione e assicurati di enunciare chiaramente in modo che la persona che riceve la chiamata possa capirlo.

Nelle chiamate di lavoro, l'etichetta della posta vocale impone che il chiamante non sia troppo informale con la persona che riceve la chiamata. Il chiamante dovrebbe considerare la segreteria telefonica come un'interazione con la persona reale; dovrebbe pensare a come interagirebbe con la persona che riceveva la chiamata se fosse un'interazione faccia a faccia e parlare di conseguenza. Slang, imprecazioni ed eccessiva familiarità dovrebbero essere evitati, anche se ciò non significa che il chiamante debba sembrare freddo e distaccato. Chiunque riceva un messaggio vocale reagirà più positivamente a una voce brillante che a una voce fredda o arrabbiata, quindi sii brillante ma educato.

Per seguire l'etichetta della posta vocale, si dovrebbe anche evitare messaggi vocali lunghi con dettagli eccessivi e diatribi sconclusionati. La segreteria telefonica non è il forum appropriato per approfondire un argomento che necessita di discussione; piuttosto, è un modo per comunicare ad un'altra persona che è necessaria una conversazione faccia a faccia o telefonica. La brevità può migliorare una relazione d'affari piuttosto che ostacolarla e non ci si dovrebbe aspettare una risposta immediata dalla persona chiamata. L'idea di un messaggio vocale è di lasciare un messaggio, non avviare o continuare una conversazione completa.