Quali sono i migliori consigli per la pianificazione del flusso di lavoro?
Una pianificazione fluida del flusso di lavoro può aumentare la redditività per un'azienda e creare un ambiente di lavoro più efficiente. Il primo consiglio per ottenere una pianificazione ottimale del flusso di lavoro è definire con precisione i processi implicati nel flusso di lavoro. A volte questi processi sono già operativi nell'attuale schema di produzione. In altri casi, è necessario definire un processo per la prima volta. La definizione di un processo implica dissezione ed enumerazione di ogni azione che viene eseguita con mezzi meccanizzati e dal personale. Solo attraverso la comprensione dell'interazione delle azioni coinvolte è possibile ottenere miglioramenti nell'efficienza del processo.
Nel significato tecnico della parola, un processo è una sequenza di attività collegate cronologicamente e intraprese collettivamente per aggiungere valore attraverso l'elaborazione di una risorsa in un output. Tale output può essere successivamente utilizzato in un altro processo e così via, poiché ogni passaggio aggiunge valore al risultato finale. Un esempio di attività del flusso di lavoro potrebbe essere un dipendente che sta esaminando un ordine di acquisto. Un processo consisterebbe, ad esempio, in tutte le attività coinvolte nell'acquisto di un articolo. Se ogni processo è definito correttamente, l'intera interazione della produzione utilizzando sia le macchine che le persone raggiungerà un livello più elevato di produttività.
In una certa misura, i migliori suggerimenti per la pianificazione del flusso di lavoro dipendono dal tipo di flusso di lavoro pianificato. In molti casi, un suggerimento importante è investire nella tecnologia di gestione dei documenti, che può eliminare o ridurre il numero di volte che un pezzo di carta deve essere gestito dal personale. Allo stesso tempo, si ottengono anche efficienze per evitare il tempo speso nella ricerca di scartoffie fuori posto. La scansione della documentazione per l'input in un computer non aumenta necessariamente l'efficienza del flusso di lavoro, in particolare se quei processi elettronici duplicano le stesse inefficienze emerse nella gestione delle copie cartacee.
Un altro suggerimento è pianificare con cura durante l'installazione di un nuovo sistema software di gestione del progetto. Lasciare ampio tempo di addestramento per il personale. Chiudere un'intera operazione per una settimana per formare il personale su una nuova serie di processi può sembrare estremo. Se si traducono in dipendenti adeguatamente formati che si sentono a proprio agio con il nuovo sistema di pianificazione del flusso di lavoro, tuttavia, potrebbe essere un investimento saggio ammortizzato nel tempo.
Un consiglio generale che si applica a molti elementi del business, non solo alla pianificazione del flusso di lavoro, è quello di investire in una cultura aziendale che permetta ai lavoratori di considerarsi parti essenziali del processo del flusso di lavoro. L'importanza della comunicazione nella pianificazione del flusso di lavoro è fondamentale per evitare il degrado di un processo, poiché la cultura umana ha un impatto enorme sul modo in cui la pianificazione del flusso di lavoro funzionerà effettivamente nel mondo reale. Ciò che appare ottimale in uno schema può evolversi e cambiare in modi inaspettati, a causa del fattore umano sul posto di lavoro.