Quali sono i migliori consigli per la pianificazione del flusso di lavoro?
La pianificazione del flusso di lavoro regolare può aumentare la redditività per un'azienda e comportare un posto di lavoro più efficiente. Il primo consiglio per raggiungere la pianificazione ottimale del flusso di lavoro è definire accuratamente i processi comportati nel flusso di lavoro. A volte questi processi sono già in funzione nell'attuale schema di produzione. In altri casi, un processo deve essere definito per la prima volta. La definizione di un processo implica la dissezione e l'enumerazione di ogni azione eseguita con mezzi meccanizzati e dal personale. Solo attraverso la comprensione dell'interazione delle azioni coinvolte può essere realizzata miglioramenti dell'efficienza del processo.
Nel significato tecnico della parola, un processo è una sequenza di attività collegate in modo cronologico e intrapreso collettivamente per aggiungere valore attraverso l'elaborazione di una risorsa in un output. Tale output può essere successivamente utilizzato in un altro processo e così via, poiché ogni passaggio aggiunge valore al risultato finale. Un esempio di attività del flusso di lavoro potrebbe essere un dipendente che esamina un acquistoASE Ordine. Un processo consisterebbe, ad esempio, di tutte le attività coinvolte nell'acquisto di un articolo. Se ogni processo è definito correttamente, l'intera interazione di produzione utilizzando sia macchine che persone raggiungerà un livello più elevato di produttività.
In una certa misura, i migliori suggerimenti per la pianificazione del flusso di lavoro dipendono dal tipo di flusso di lavoro programmato. In molti casi, un suggerimento importante è investire nella tecnologia di gestione dei documenti, che può eliminare o ridurre il numero di volte in cui un pezzo di carta deve essere gestito dal personale. Allo stesso tempo, si ottengono anche efficienze per evitare il tempo trascorso alla ricerca di scartoffie fuori luogo. La documentazione di scansione per l'input in un computer non aumenta necessariamente l'efficienza del flusso di lavoro, in particolare se tali processi elettronici duplicano le stesse inefficienze che si sono presentate nella gestione delle copie della carta.
Un altro suggerimento è pianificare con cura durante l'installazioneUn nuovo sistema software di gestione del progetto. Consentire un ampio tempo di formazione per il personale. Chiudere un'intera operazione per una settimana al fine di addestrare il personale su una nuova serie di processi può sembrare estremo. Se si traduce in dipendenti adeguatamente addestrati che si sentono a proprio agio con il nuovo sistema di programmazione del flusso di lavoro, tuttavia, potrebbe essere un investimento saggio ammortizzato nel tempo.
Un consiglio generale che si applica a molti elementi di business, non solo alla programmazione del flusso di lavoro, è investire in una cultura aziendale che autorizza i lavoratori a considerarsi come parti essenziali del processo di flusso di lavoro. L'importanza della comunicazione nella pianificazione del flusso di lavoro è fondamentale per evitare il degrado di un processo, poiché la cultura umana ha un impatto enorme sul modo in cui la pianificazione del flusso di lavoro opererà effettivamente nel mondo reale. Ciò che appare ottimale in uno schema può evolversi e cambiare in modi inaspettati, a causa del fattore umano sul posto di lavoro.