Quali sono i diversi tipi di registri pubblici?

I registri pubblici sono quei registri disponibili per l'ispezione pubblica. Questi registri vengono spesso offerti gratuitamente al pubblico per la revisione nel luogo in cui sono archiviati. In altri casi, potrebbero essere disponibili con una piccola tassa. I registri pubblici sono spesso denominati in base a dove sono conservati o da dove hanno avuto origine. Ci sono atti giudiziari, atti statali, documenti provinciali e documenti comunali. Ci sono anche documenti disponibili al pubblico conservati dal governo federale.

Teoricamente, in una democrazia, qualsiasi record che viene prodotto e pagato a spese dei contribuenti dovrebbe essere un record pubblico. Ci sono casi, tuttavia, in cui questi record potrebbero non essere immediatamente disponibili. Ciò accade spesso nel caso in cui le informazioni contenute nella documentazione compromettano la sicurezza nazionale, interferiscano con un procedimento giudiziario o violino il diritto alla privacy di una persona. Ad un certo punto, i record potrebbero essere resi disponibili. Quelli che possono essere chiamati registri pubblici declassificati.

Ogni singola giurisdizione gestisce i registri pubblici in modo leggermente diverso. Ad esempio, in alcuni stati, ottenere un certificato di nascita può richiedere di avere a che fare con un ufficio statale di statistiche vitali o un ufficio simile. In altri casi, sarà necessario trattare con un ufficio della contea incaricato di tali statistiche. In alcuni casi, anche i record apparentemente correlati verranno conservati in due luoghi diversi. Un certificato di matrimonio può essere conservato presso un ufficio della contea. Un decreto di divorzio relativo allo stesso matrimonio sarà spesso conservato nell'impiegato dell'ufficio di corte.

Pertanto, è importante che un individuo in cerca di un record pubblico comprenda esattamente quale tipo di record sta cercando. Questo può risparmiare ore di ricerca o l'inconveniente di andare nella posizione sbagliata. Poiché ogni stato e contea può avere un sistema diverso, è meglio chiamare in anticipo, identificare i tipi di registri pubblici necessari e chiedere dove si troverebbero.

In alcuni casi, copie di documenti pubblici possono essere inviate a un individuo, sebbene ciò dipenda spesso dal tipo di documento pubblico. Anche i registri pubblici gratuiti avranno probabilmente delle spese di copia e affrancatura associate se inviati a un individuo. Secondo le leggi statali e federali, queste tasse devono essere ragionevoli e riflettere accuratamente i costi associati alla produzione dei registri. Possono includere la spesa dei materiali e il tempo dell'impiegato che ha cercato i registri.

In alcuni casi è possibile effettuare una ricerca di record pubblici online. Questi possono includere casellari giudiziari pubblici, casellari immobiliari e altri casellari giudiziari. Sebbene le informazioni non siano nella stessa forma dei record fisici, le informazioni di base sono generalmente tutte disponibili. In caso contrario, la ricerca online potrebbe fornire dettagli su come accedere ai record completi.