Quali sono i passaggi per la riconciliazione dei pagamenti?
Un'azienda che si occupa delle vendite al pubblico in generale, in particolare quelle che sono solo online, può beneficiare della riconciliazione dei pagamenti. I passaggi per la riconciliazione dei pagamenti possono variare a seconda del tipo di attività e dei tipi di pagamenti o saldi dovuti. Un'azienda in cerca di pagamenti da parte dei consumatori può impiegare tattiche leggermente diverse dalle imprese ai pagamenti delle imprese. Tali passaggi possono includere dati corrispondenti alla fattura al reddito per trovare discrepanze, contattare coloro che devono essere pagati o addirittura riconciliazione di errori con gli istituti finanziari.
Molte aziende riconciliano manualmente tutti i pagamenti che provengono da clienti o altre fonti. Ciò a volte può comportare i pagamenti o i dati scomparsi, ma è ancora preferito da coloro che non desiderano investire nel software di riconciliazione. Le fasi di riconciliazione dei pagamenti elettroniche sono progettate in modo che il sistema possa raccogliere e confrontare automaticamente tutti i report pertinenti e inviare i risultati all'unità di gestione adeguata.
Una volta raccolti i dati, i successivi passaggi di riconciliazione del pagamento coinvolgono l'ordinamento del software o dell'assegnazione di tutti i dati. Questo può essere fatto in base al prodotto o alla linea di business o da qualsiasi altro criterio determinato dai proprietari delle imprese, quindi i dati pertinenti vengono tenuti insieme. Quindi, ogni pezzo o raccolta di dati può essere assegnato al dipendente pertinente che si occupa di tali dati. I passaggi successivi generalmente includono il trasferimento, con il software o manualmente, tutti questi dati su un foglio di calcolo o altro sistema del genere in modo che sia facile rivedere tutti i depositi e gli schienali di carica.
L'elaborazione delle carte di credito può anche essere un passo nel processo di riconciliazione dei pagamenti di alcune aziende. Ciò include transazioni e nomi, numeri di telefono e indirizzi dei clienti. È importante per la maggior parte delle aziende avere un software o un hosting di terze parti, il che può gestirlo al fine di elaborare correttamente PayMeNTS e informazioni sulla carta di credito. Il sistema può quindi decidere per l'azienda se dovrebbe cancellare i pagamenti non accolti o ripristinarli.
Le ultime fasi avranno bisogno di alcune interazioni umane per valutare esclusivamente le informazioni che il programma di riconciliazione dei pagamenti ha prodotto. Molto spesso, il personale non è generalmente tenuto a cercare nulla e deve agire solo sulle informazioni fornite. Queste azioni possono includere il contatto con i beneficiari o l'archiviazione dei dati per le revisioni trimestrali. Se i pagamenti non possono essere riconciliati, sono considerati in sospeso e, nella maggior parte delle aziende, diventano prioritarie e possono influire seriamente sulle relazioni commerciali e dei clienti. È importante che le aziende riconciliano tutti i pagamenti possibili, ma la maggior parte ha un margine per i debiti non retribuiti integrati nei loro budget.