Quali sono i passaggi per la riconciliazione dei pagamenti?
Un'azienda che si occupa di vendite al pubblico, in particolare quelle che sono esclusivamente online, può beneficiare della riconciliazione dei pagamenti. Le fasi per la riconciliazione dei pagamenti possono variare in base al tipo di attività e ai tipi di pagamenti o saldi dovuti. Una società in cerca di pagamenti da parte dei consumatori può utilizzare tattiche leggermente diverse rispetto ai pagamenti tra imprese. Tali passaggi possono includere la corrispondenza dei dati della fattura con il reddito per individuare discrepanze, contattare coloro che devono pagare o anche riconciliare errori con istituti finanziari.
Molte aziende riconciliano manualmente tutti i pagamenti provenienti da clienti o altre fonti. Questo a volte può comportare la perdita di pagamenti o dati, ma è ancora preferito da coloro che non desiderano investire in software di riconciliazione. Le fasi di riconciliazione dei pagamenti elettronici sono progettate in modo tale che il sistema possa raccogliere e confrontare automaticamente tutti i report pertinenti e inviare i risultati all'unità di gestione appropriata.
Una volta raccolti i dati, le fasi successive della riconciliazione dei pagamenti riguardano il software del computer o il personale che ordina e assegna tutti i dati. Questo può essere fatto dal prodotto o dalla linea di business o da qualsiasi altro criterio determinato dai proprietari dell'azienda, in modo che i dati pertinenti siano tenuti insieme. Quindi, ogni pezzo o raccolta di dati può essere assegnato al dipendente interessato che si occupa di tali dati. I passaggi successivi generalmente includono il trasferimento, sia con il software che manualmente, di tutti questi dati su un foglio di calcolo o altro sistema simile, in modo che sia facile rivedere tutti i depositi e gli addebiti.
L'elaborazione della carta di credito può anche essere un passo nel processo di riconciliazione dei pagamenti di alcune aziende. Ciò include le transazioni e i nomi, i numeri di telefono e gli indirizzi dei clienti. Per la maggior parte delle aziende è importante disporre di un software o di hosting di terze parti in grado di gestirlo al fine di elaborare correttamente i pagamenti e acquisire le informazioni relative alla carta di credito. Il sistema può quindi decidere per l'azienda se deve cancellare i pagamenti non ricevuti o presentarli nuovamente.
Gli ultimi passaggi richiederanno alcune interazioni umane puramente per valutare le informazioni prodotte dal programma di riconciliazione dei pagamenti. Molto spesso, il personale non è generalmente tenuto a ricercare nulla e deve agire solo sulle informazioni fornite. Queste azioni possono includere il contatto dei beneficiari o l'archiviazione dei dati per revisioni trimestrali. Se i pagamenti non possono essere riconciliati, sono considerati in sospeso e, nella maggior parte delle aziende, diventano prioritari e possono compromettere seriamente le relazioni commerciali e con i clienti. È importante per le aziende riconciliare tutti i pagamenti possibili, ma la maggior parte ha un margine per i debiti non pagati incorporato nei loro budget.