Quali sono i passaggi nella pianificazione del progetto?
La pianificazione del progetto fornisce all'azienda diverse fasi da seguire quando si avvia un'operazione su larga scala. Sebbene non tutte le aziende attraversino un processo di pianificazione del progetto, i passaggi sono comuni per molti tipi di progetto. I primi passi includono spesso la creazione di un piano di risorse e la conduzione di una valutazione del rischio, seguita dalla comunicazione del piano ai dipartimenti necessari, dalla conferma dei fornitori e dall'acquisizione degli articoli necessari. Le aziende possono alternare ogni passaggio per soddisfare le loro esigenze. Una volta completata la fase di pianificazione del progetto, l'azienda avvia l'implementazione e la gestione del progetto.
Un piano di risorse nella pianificazione del progetto aiuta i proprietari e i gestori a scoprire quali elementi sono necessari per completare i progetti. Le risorse comuni includono materiali diretti, manodopera e spese generali. Questo passaggio richiede che il team di gestione di una società valuti ciò che ha a portata di mano e ciò di cui avrà bisogno per avviare e completare il progetto. Anche l'analisi dei costi fa parte di questo piano. L'identificazione di più fonti per le risorse necessarie avvia il processo del progetto.
La valutazione del rischio aiuta un'azienda a determinare la potenziale ricompensa rispetto ai possibili aspetti negativi di un progetto. I rischi possono essere finanziari, operativi, ambientali o di altro tipo. Le aziende osservano ciascun fattore e determinano la forza di ciascuno; decidono anche la gerarchia di ciascun fattore di rischio. Dopo aver esaminato tutti i rischi nella fase di pianificazione del progetto, i proprietari e i gestori decidono se i premi - i rendimenti finanziari - saranno superiori ai costi di tutti i fattori di rischio combinati. Non tutti i fattori di rischio influenzano ogni progetto nello stesso modo o per niente.
Una volta che le aziende selezionano un progetto e determinano che comporta un rischio accettabile, comunicano il piano ai dipartimenti necessari. Questo porta più persone nella fase di pianificazione del progetto. Le aziende utilizzano questi lavoratori e dipendenti aggiuntivi per determinare il metodo di implementazione migliore. Questo passaggio avvia anche il processo di contatto con i fornitori e cercando di ottenere le risorse necessarie per completare il progetto. Alterazioni o adeguamenti possono essere necessari ai piani per adattarsi alle operazioni correnti dell'azienda.
La conferma dei fornitori è verso la fine della fase di pianificazione del progetto. Dopo che un'azienda ha avuto un'idea della qualità e della quantità di risorse necessarie, confermano quali fornitori possono soddisfare le esigenze dell'azienda. I progetti su larga scala possono richiedere l'uso di contratti esclusivi per mantenere livelli di risorse costanti. Qui è anche possibile negoziare sconti sui prezzi in base al volume o ad altri fattori.
La fase finale di pianificazione del progetto è di procurarsi gli articoli necessari per il progetto. Effettuare ordini, ricevere merci e verificarne la qualità fa parte di questo processo. Gli appalti continuano spesso in perpetuità per il progetto. Ciò richiede un processo ripetibile per l'approvvigionamento. Una società può utilizzare il suo sistema attuale o creare una filiale, se necessario, per ordinare e ricevere merci.