Cosa fa uno staff di back office?

I membri del personale del front office tendono ad attirare l'attenzione, perché sono quelli che i clienti vedono quando pagano gli articoli in un registro o chiedono assistenza in un luogo di lavoro; i membri del personale del back office non sono altrettanto visibili, ma sono altrettanto importanti. Alcuni dei compiti generali che svolgono i membri del personale del back office sono di natura clericale, compresa la risposta a telefonate, ma di solito sono di altri membri del personale. I tre dipartimenti principali che generalmente compongono un back office sono il dipartimento tecnologico, che lavora alla creazione di nuovi programmi per computer e alla manutenzione dei programmi già in uso; il reparto contabilità, che gestisce le finanze di un'azienda; e risorse umane.

Mentre la maggior parte dei membri del personale di back office sono professionisti altamente qualificati, molti lavoratori in quest'area eseguiranno compiti di segreteria generale. Possono copiare documenti, inviare fax ed e-mail ad altri membri del personale o dirigenti e organizzare file. Alcuni risponderanno anche ai telefoni, ma queste chiamate vengono raramente dai consumatori; più tipicamente provengono da altri membri dello staff o dalla direzione. Se un lavoratore del back office deve rispondere alle chiamate telefoniche, può anche essere incaricato di trasferire le chiamate da un membro del personale a un altro.

Le aziende in genere necessitano di tecnologia, come programmi che controllano registratori di cassa, programmi di database e sistemi per ordinare prodotti da produttori o magazzini. La sezione tecnologica del personale del back office è incaricata di due compiti comuni. Questi membri del personale di solito devono lavorare per modificare e migliorare i sistemi attuali, in modo che l'azienda possa funzionare più rapidamente. Un altro compito comune è mantenere l'attuale tecnologia fornendo supporto al personale di front office o middle office se la tecnologia non funziona correttamente.

Se un dipendente del personale di back office appartiene al reparto contabilità, è responsabile della gestione delle finanze. Molti di questi lavoratori svolgono mansioni salariali, ad esempio garantendo che tutti siano pagati equamente e verificando le ore lavorate. Questi membri dello staff creeranno anche rapporti finanziari per mostrare agli altri membri dello staff se la società sta andando su o giù e assicurano che tutti i venditori siano pagati.

I membri del personale del back office che appartengono al dipartimento delle risorse umane aiuteranno i dipendenti in caso di reclami o problemi con un lavoro. Questi lavoratori hanno anche l'incarico di assumere e, a volte, formare nuovi dipendenti. Se i dipendenti sono coinvolti in comportamenti non etici, spetta a questi lavoratori emettere avvisi e saranno responsabili di licenziare i dipendenti che non rispettano gli avvisi.