Cosa succede in un front office medico?
Alcuni dei compiti più comuni che si svolgono in un front office medico sono simili a quelli che si svolgono in altri tipi di front office. Tali compiti comprendono l'apertura e la chiusura giornaliera dell'ufficio, la risposta ai telefoni e l'organizzazione e la manutenzione di un sistema di archiviazione. Poiché il front office e la sala d'attesa di un'azienda sono spesso affiancati, è facile per il personale amministrativo medico gestire tutti i tipi di compiti di front office come il check-in dei pazienti, la riscossione delle fatture e la pianificazione degli appuntamenti. Spesso, il front office medico si occupa di altri visitatori, come personale di consegna e rappresentanti farmaceutici. A volte, gli addetti alla reception all'interno di un ufficio medico aiutano anche i pazienti a spostarsi dalla sala d'attesa a una sala d'esame una volta che è il momento per il loro appuntamento.
Il personale medico amministrativo o gli addetti alla reception apriranno e chiuderanno il front office ogni giorno. Generalmente, questi compiti includono l'apertura dell'ufficio all'inizio della giornata e l'avvio di tutti i sistemi necessari per il corretto funzionamento dell'ufficio. Questi potrebbero includere l'accensione dei telefoni e l'accensione dei computer e l'avvio dei sistemi informatici dell'ufficio. Gli addetti alla reception potrebbero anche essere tenuti a smistare la posta, ottenere le firme dal personale appropriato, gestire il registratore di cassa e persino effettuare depositi bancari. Di solito, gli addetti alla reception hanno il compito di bloccare l'ufficio alla fine della giornata.
Durante tutto il giorno, gli addetti alla reception del front office medico aiutano i pazienti a effettuare il check-in, oltre a prendere i loro pagamenti e pianificare gli appuntamenti imminenti prima di partire. Ricevono anche telefonate, pianificano e riprogrammano gli appuntamenti, se necessario, e verificano le informazioni sull'assicurazione sanitaria di ciascun paziente. A volte, un receptionist potrebbe aver bisogno di lavorare con la compagnia di assicurazione sanitaria di un paziente per determinare quali servizi sono e non sono coperti.
La maggior parte dei front office medici ospita un certo grado di file cartacei ed elettronici, e in genere il personale del front office è incaricato di organizzare tali file e recuperarli quando necessario. Questi documenti possono includere qualsiasi cosa, dai moduli paziente alle ricevute di acquisto. In generale, il personale del front office medico è responsabile della creazione di nuovi file dei pazienti, nonché dell'aggiornamento dei file dei pazienti correnti e persino della chiusura dei file dei pazienti precedenti. A volte, gli addetti alla reception devono inviare via fax, posta o altrimenti inviare i file dei pazienti a un altro studio medico. Molti front office medici gestiscono le operazioni di fatturazione, ma se l'ufficio è troppo piccolo o privo delle attrezzature necessarie, la struttura potrebbe avere un altro ufficio separato per le questioni di fatturazione.
Sebbene la maggior parte di ciò che accade in un front office medico sia direttamente correlata ai pazienti, una buona parte è dedicata ad altri visitatori. Generalmente, gli addetti alla reception nel front office sono responsabili della gestione delle consegne, sia che si tratti di forniture per ufficio o mediche. Anche il personale amministrativo medico spesso si occupa di rappresentanti farmaceutici, sebbene queste persone alla fine parlino con medici e altro personale medico prima che gli affari vengano completati.
A seconda del sistema dell'ufficio medico, il personale che lavora nell'ufficio medico può aiutare i pazienti a spostarsi dalla sala d'attesa alla sala d'esame. A volte, gli infermieri sono responsabili della chiamata dei pazienti dalla sala d'attesa. Se un ufficio è particolarmente occupato, tuttavia, o non ha abbastanza infermieri a portata di mano, l'addetto alla reception potrebbe avvisare un paziente che il suo appuntamento è pronto per iniziare e indirizzarlo dove andare.