Che cos'è un business case?
Un caso aziendale è un argomento utilizzato per dimostrare la solidità o l'opportunità di un piano, un acquisto o un'azione. Può essere utilizzato per giustificare qualsiasi tipo di acquisto, conversione o espansione. Viene generalmente utilizzato per ottenere finanziamenti o finanziamenti per un progetto o per acquisire buy-in dalle principali parti interessate.
Nella maggior parte delle situazioni formali, un caso aziendale viene presentato come documento. Potrebbe essere supportato utilizzando grafici o illustrazioni oppure potrebbe essere inserito in un formato facilmente presentabile, come una presentazione. A volte, tuttavia, tale giustificazione può essere una presentazione puramente verbale o presentata come un video.
Il formato di un caso aziendale è tradizionalmente costituito da più parti identificabili. Di solito inizia con una dichiarazione di problema, in cui il relatore delinea un problema attuale e i suoi effetti sull'azienda. Questo è seguito da un'istruzione di posizione, che spiega come il relatore propone di risolvere il problema. Qui è dove viene introdotto l'acquisto o l'azione principale.
Il relatore spiegherà quindi sia i costi che i vantaggi della soluzione. Può anche presentare soluzioni alternative che sono state prese in considerazione e spiegare perché sono meno desiderabili. Il relatore conclude riassumendo la sua posizione e illustrando come il mondo potrebbe considerare l'attuazione della sua proposta.
Ad esempio, un relatore potrebbe essere un responsabile della contabilità clienti che desidera creare una nuova posizione e ha bisogno di finanziamenti a carico del budget delle risorse umane per farlo. Il gestore potrebbe iniziare affermando che le raccolte sugli account scaduti sono attualmente in ritardo di 20 giorni, nonostante il fatto che il team esistente stia lavorando due ore di straordinario ogni giorno. Potrebbe quindi affermare che l'aggiunta di una nuova posizione risolverebbe il problema. Può quindi spiegare tutti i vantaggi di una nuova assunzione, come migliorare il morale dei dipendenti esistenti, ridurre i costi degli straordinari e aggiornare i tentativi di riscossione. Dopo aver fornito un'analisi dettagliata che confronta i costi di assunzione di un nuovo dipendente, come stipendio e benefici, con i potenziali risparmi sui costi, come il costo delle fatture non riscosse e degli stipendi straordinari, potrebbe concludere spiegando che l'aggiunta di un nuovo dipendente comporterà in uno staff più felice e in un reparto più efficiente.
Tuttavia, la presentazione di un caso aziendale non è esclusiva. Ogni volta che qualcuno cerca di vendere a un'altra persona un prodotto, un servizio o un'idea, costruirà un business case. Gli spot televisivi, ad esempio, potrebbero chiedere agli spettatori se sono stanchi di provare a svolgere a mano compiti difficili e disordinati in cucina, quindi presentarli con un nuovo strumento automatizzato che farà il loro lavoro. Tali pubblicità potrebbero chiudersi mostrando un cuoco contento che si rilassa con un bicchiere di vino mentre il gadget fa tutto il lavoro.
Altri esempi includono un adolescente che presenta un caso per cui dovrebbe essere autorizzato a partecipare a un'attività, un venditore che lancia un nuovo sistema di sicurezza o persino un server di ristorazione che promuove uno speciale o un dessert. I piani aziendali sono in realtà solo casi aziendali lunghi e complessi. Una volta capito, diventa chiaro che i casi aziendali vengono utilizzati ogni giorno in ogni aspetto della vita.