Che cos'è un sistema di gestione dei processi aziendali?
Un sistema di gestione dei processi aziendali è un programma software progettato per aiutare l'organizzazione a identificare e misurare la capacità di risposta dell'organizzazione alle esigenze del cliente. Il termine gestione dei processi aziendali descrive una teoria di gestione che si concentra su cicli continui di miglioramento, valutazione, analisi e miglioramento. I driver principali sono l'efficacia aziendale e l'efficienza complessiva.
Molte aziende che tentano di implementare un sistema di gestione dei processi aziendali sono strutture molto grandi e decentralizzate. Il management superiore non ha strumenti per valutare in modo efficace e oggettivo le prestazioni di ciascun aspetto dell'azienda dal punto di vista del cliente senza assistenza. Il gruppo di clienti target è spesso piuttosto diversificato e può anche presentare requisiti sovrapposti. Sebbene ogni area possa condurre focus group dell'utente, non esiste un modo semplice per creare un'immagine olistica.
La creazione di questa immagine complessiva dell'azienda è lo scopo di un sistema di gestione dei processi aziendali. Il processo richiesto per implementare e configurare questo tipo di sistema è sostanziale, sia in termini di tempo del personale che di costi effettivi in dollari. Tuttavia, per una grande organizzazione, i potenziali benefici sono enormi. Un'azienda reattiva può gestire il ciclo di vita dei vari prodotti con precisione chirurgica. Queste informazioni offrono la possibilità di un'organizzazione snella, efficiente ed efficace.
Esistono quattro aspetti principali di qualsiasi sistema di gestione dei processi aziendali: piattaforma di modellazione, analisi, gestione dei contenuti e strumenti di collaborazione. La piattaforma di modellazione è l'effettivo motore software utilizzato per creare e manipolare i modelli dei processi aziendali. Questo strumento deve essere configurato per rappresentare accuratamente le pratiche commerciali correnti dell'azienda, le sue aree di debolezza e i suoi punti di forza.
Analytics utilizza potenti strumenti di manipolazione dei dati per identificare modelli e tendenze in enormi set di dati. I modelli possono quindi essere utilizzati per condurre ulteriori analisi su esigenze, preferenze, simpatie e antipatie dei clienti. Queste informazioni possono essere utilizzate per prevedere il tasso di successo di una nuova iniziativa e determinare quanto sforzo è necessario per supportare un prodotto già lanciato.
Gli strumenti di gestione dei contenuti vengono utilizzati per garantire che la messaggistica aziendale sia coerente in tutte le pubblicazioni interne. Ciò include la comunicazione online e cartacea. I membri del personale devono sentire che l'azienda è focalizzata sulla soddisfazione delle esigenze e delle priorità del cliente ad ogni livello.
Gli strumenti di collaborazione consentono ai membri del personale di diverse aree dell'azienda di partecipare a progetti comuni, creare documentazione degli attuali processi aziendali e lavorare in gruppo. Nelle grandi organizzazioni, la più grande minaccia all'efficienza si verifica quando i dipartimenti si sentono disconnessi dal resto dell'organizzazione. Il lavoro di gruppo e la condivisione delle informazioni sono un ottimo modo per assicurarsi che ciò non avvenga.