Che cos'è una copia conforme?
Le copie conformi sono copie esatte di un documento che viene preparato quando non è possibile duplicare semplicemente una copia del documento originale. In sostanza, questo rende la copia conforme una ricostruzione del documento originale. Per essere questo tipo di copia, il documento deve includere tutti gli elementi dell'originale, senza cambiamenti nella formulazione o nella struttura, non importa quanto piccoli o insignificanti possano apparire i cambiamenti.
Una copia conforme può essere utilizzata in diverse occasioni. I sistemi giudiziari consentono l'uso di tali documenti e spesso li usano per scopi di archiviazione. In questo caso, la copia viene digitata e costruita esattamente come l'originale. Inoltre, nel documento verranno incluse anche eventuali annotazioni scritte a mano sui margini. Un impiegato del tribunale confronterà la copia con l'originale per garantire che tutti gli aspetti dei due documenti siano uguali, comprese eventuali date. Se la firma di un giudice appare sull'originale, il giudice può firmare anche la copia conforme o il nome del giudice può essere digitato e datato nei campi appropriati. Una volta completato il confronto e l'impiegato determina che i documenti sono speculari l'uno con l'altro, la copia viene timbrata e viene assegnata una data di deposito.
Anche le aziende fanno uso di questo formato. Questo è spesso il caso in cui più dipartimenti hanno bisogno di accedere a contratti e altri documenti importanti. I documenti firmati originali vengono generalmente conservati in un luogo sicuro, mentre una o più copie conformi vengono rese disponibili per l'uso generale tra i diversi dipartimenti all'interno dell'organizzazione. Questo approccio assicura che sia sempre disponibile una copia del documento firmato originale, ma consente un ampio accesso ai termini e alle condizioni di un determinato documento a coloro che necessitano di tali informazioni per assistere i clienti o altrimenti svolgere le proprie attività lavorative.
La stessa persona che è stata firmataria del documento originale può firmare una copia conforme. Se ciò non è possibile o pratico, il nome della persona può essere inserito nel campo della firma. Allo stesso modo, è possibile certificare o autenticare una copia conforme. Tuttavia, questa azione è generalmente considerata non necessaria.