Che cos'è un pool di costi?
Conosciuti anche come centri di costo, i pool di costi sono gruppi di costi associati che in qualche modo si riferiscono a un prodotto o servizio specifico. Molte aziende e istituti di istruzione superiore utilizzano il pool di costi per tenere traccia delle spese relative a uno specifico progetto o dipartimento. L'idea alla base del pool è quella di associare i costi diretti e indiretti a un determinato fattore di costo, rendendo molto più semplice determinare l'ammontare totale delle spese coinvolte nell'attività del dipartimento o il completamento di un determinato progetto.
Mentre la struttura esatta di un pool di costi varia, la maggior parte delle organizzazioni preferisce creare sequenze numeriche che possono quindi essere assegnate a un progetto specifico. Spesso, il singolo gruppo di costi avrà fino a dieci cifre nella sequenza, con alcuni gruppi di quelle cifre utilizzate per ricollegarsi al progetto. Ad esempio, le prime quattro cifre del pool di costi possono identificare un reparto specifico che sta lavorando al progetto, mentre le due successive identificano il progetto stesso. Le ultime quattro cifre riguarderebbero un sottogruppo specifico di spese associate al progetto, come i costi di comunicazione.
La creazione di un pool di costi consente di associare rapidamente una spesa al reparto e al progetto corretti. Per questo motivo, non è insolito che un cliente aziendale fornisca a un fornitore un centro di costo specifico o un numero di pool per fare riferimento alla fattura per i beni o servizi forniti. La sequenza di caratteri che compongono il pool fornisce al reparto contabilità le informazioni necessarie per addebitare i costi all'elemento pubblicitario corretto all'interno dei record contabili.
Un pool di costi può essere utilizzato per tenere traccia di qualsiasi insieme di spese desiderato. Ad esempio, un direttore delle vendite nazionale potrebbe assegnare centri di costo o pool a ciascuna delle aree di vendita sotto la sua giurisdizione, rendendo possibile la suddivisione delle spese di divisione in base all'area geografica. I pool di costi possono anche essere utilizzati per identificare gruppi specifici di spese relative a un singolo progetto, rendendo possibile identificare prontamente quanto è stato speso per le forniture d'ufficio, ciò che è stato speso per le esigenze di telecomunicazioni come le teleconferenze e quanto del budget del progetto era speso per condurre sondaggi sui consumatori.
Se utilizzato al meglio, un pool di costi semplifica notevolmente l'attività di contabilità. La sequenza di caratteri semplifica l'associazione di varie spese a un determinato progetto, senza la necessità di dedicare molto tempo alla ricerca di come applicare l'addebito. Finché il dipartimento contabilità sa quale centro è stato assegnato a quale dipartimento o progetto, è possibile applicare le spese in modo rapido ed efficiente.