Che cos'è una politica di distribuzione?

Una politica di distribuzione determina come e dove distribuire informazioni e prodotti all'interno e all'esterno di un'organizzazione. È formulato da dirigenti che prendono attentamente in considerazione le esigenze e gli obiettivi di un'organizzazione nel decidere come rilasciare i materiali. All'interno, i dati e i prodotti devono essere resi disponibili al personale che ne ha bisogno, gestendo al contempo rischi quali perdite all'esterno. La distribuzione esterna segue una serie di catene per ottenere prodotti, informazioni e servizi ai consumatori finali e queste catene devono essere attentamente determinate per proteggere gli interessi dell'organizzazione.

I funzionari dell'organizzazione possono creare una politica di distribuzione formale per la gestione delle informazioni e dei materiali all'interno di un'organizzazione. Decidono chi ha l'autorità di classificare il materiale e come può essere passato tra il personale che lavora per l'azienda. Alcune informazioni, ad esempio, possono essere limitate al top management perché sono di proprietà. Altri dati possono essere resi disponibili gratuitamente perché possono essere utili a tutti all'interno dell'organizzazione. Le politiche di distribuzione possono controllare il rischio di perdite o accessi non autorizzati e possono aiutare le aziende a rintracciare le origini di un problema limitando il numero di persone che vedono determinati materiali.

Anche il materiale distribuito al pubblico è soggetto a una politica di distribuzione. Le organizzazioni possono rendere disponibili gratuitamente relazioni annuali e alcune informazioni, soprattutto se sono agenzie pubbliche o orientate ai servizi. Un gruppo che promuove l'assistenza medica nei paesi in via di sviluppo, ad esempio, potrebbe desiderare che i membri del pubblico accedano liberamente ai suoi rapporti sulla mancanza di accesso a un'assistenza sanitaria coerente nei paesi in via di sviluppo. Allo stesso modo, un'agenzia governativa potrebbe rendere le mappe disponibili al pubblico per l'uso nella ricerca e in altre attività.

I prodotti in vendita si muovono attraverso una catena di distribuzione che è anche soggetta a una politica, stabilita in un contratto tra la società e il distributore. Le aziende vogliono assicurarsi che i loro prodotti vengano consegnati nelle posizioni giuste e potrebbero avere dubbi sul fatto che un distributore lavori con concorrenti, che riduca i prezzi o che potenzialmente comprometta l'attività in altri modi. La natura di una politica di distribuzione può determinare il modo in cui i distributori gestiscono i prodotti.

Anche le società quotate in borsa mantengono una politica di distribuzione dei dividendi. Ciò determina come e quando i dividendi vengono distribuiti agli azionisti. Le informazioni sulla politica sono rese disponibili in modo che le persone sappiano quando aspettarsi i dividendi e possono seguire le attività dell'azienda per determinare se sono coerenti con la politica. Le società che non mantengono le promesse fatte agli azionisti possono essere legalmente responsabili o potrebbero essere considerate investimenti non validi.