Che cos'è un front office?
Un front office è una designazione che descrive un'area di un'azienda in cui i clienti e il personale dell'azienda interagiscono. I front office sono in genere chiamati così perché si trovano nella parte anteriore o all'ingresso di un'azienda, offrendo ai clienti un facile accesso agli impiegati. Questa sezione vitale del business può servire a molti scopi, a seconda della società, e spesso è il posto migliore per ottenere qualsiasi informazione relativa al cliente.
Gli uffici frontali possono avere una reception dotata di un segretario o di un impiegato amministrativo. Questo desk principale può offrire assistenza ai clienti o ai clienti in arrivo e può indirizzare le richieste al personale corretto. In alternativa, tutto il personale del dipartimento può essere formato all'assistenza clienti; poiché gli impiegati del front office possono avere molti compiti, addestrarli tutti nel servizio clienti significa che qualcuno sarà quasi sempre disponibile ad aiutare un cliente.
Oltre ad essere un punto di contatto per i clienti, quest'area può anche fungere da hub principale di comunicazione per l'intera azienda. Gli impiegati spesso svolgono funzioni di segreteria e possono essere incaricati di ricevere messaggi, gestire ordini e trasmettere informazioni a diversi dipartimenti. Molti front office collaborano con i dipartimenti di vendita e marketing per creare e distribuire informazioni ai clienti.
A seconda delle dimensioni e della funzione dell'azienda, il front office può fungere da tuttofare. I lavoratori in quest'area possono gestire l'ordinamento e la distribuzione della posta giornaliera, fornire servizi di copia e fax ad altri reparti, lavorare direttamente con i clienti ed eseguire compiti di immissione dei dati. Un lavoratore tipico in questa posizione avrà una miscela di abilità del servizio clienti e capacità di ufficio. Abilità organizzative, alfabetizzazione informatica e dattilografia sono spesso fondamentali per sopravvivere all'atmosfera frenetica di quest'area.
Il front office può anche servire da casa per le macchine da ufficio. I dispositivi comuni trovati nel front office includono fotocopiatrici, fax, telefoni multilinea, affrancatrici e bilance per posta e computer per ufficio. Molti esperti di front office suggeriscono che è consigliabile chiedere assistenza ai front office prima di provare a utilizzare una di queste macchine; una macchina rotta o inceppata può causare ore di mal di testa e rallentare la produzione di un'intera azienda.
Il responsabile di quest'area energetica può avere una varietà di titoli diversi, come capo segretario, direttore di ufficio, supervisore di ufficio o amministratore. Questa persona è generalmente responsabile della formazione e della gestione degli assistenti e del servizio di capo dipartimento. I gestori di front office hanno in genere eccellenti capacità manageriali e una chiara comprensione dell'azienda e delle sue funzioni.