Cos'è un record funzionale?
Un record funzionale, chiamato anche record operativo, è un documento scritto che raffigura le attività di un'azienda e gli eventi circostanti. Registra particolari informazioni in un formato specifico ma non è un record amministrativo. Questo tipo di documento viene spesso creato nel tempo o vicino al tempo che si verifica l'attività ed è in genere considerato la versione più affidabile degli eventi perché viene creata vicino in tempo alle informazioni che presenta.
Le aziende mantengono i registri in modo che possano operare in modo più efficiente, riferire sulle loro attività agli investitori e alle agenzie governative e valutare le prestazioni su uno sfondo storico. Molte delle forme che un'azienda crea per aiutarla a tenere i registri sono amministrative, come i fogli di contatto dei dipendenti. Questi moduli documentano le operazioni di ufficio standard e le cose che i manager si aspettano di accadere regolarmente.
Spesso, le aziende devono acquisire informazioni che non sono amministrative o standard. Questa informazione è spesso unica nel tempo, ancheAnche il modo in cui le informazioni vengono registrate possono essere uniformi. Per documentare queste informazioni, l'azienda utilizza un record funzionale o una registrazione scritta di ciò che è accaduto, che consente all'azienda di presentare un account simultaneo e recuperare le informazioni in futuro, se necessario.
Esistono molti tipi diversi di record funzionali. Forse il modo più semplice per capire l'uso di questo tipo di strumento è esaminare alcuni esempi comuni. Un rapporto sugli incidenti è un tipo di record funzionale. Le aziende spesso richiedono al personale di compilare un rapporto sugli incidenti che descrive in dettaglio esattamente cosa è successo se un dipendente o un cliente è ferito nei locali o mentre si impegna nel settore aziendale. Questo record funzionale viene compilato solo quando necessario, ma è fondamentale perché documenta gli eventi nelle parole coinvolte, chiudono in tempo a quando si è verificato l'evento.
Un altro tipo di record funzionale è un CUModulo di feedback di stomer. Non tutti i clienti compileranno un modulo di feedback e un cliente di solito lo farà solo quando ha qualcosa di specifico da dire sul servizio del giorno corrente. Il modulo di feedback è un record funzionale perché documenta un evento unico avvenuto in un momento specifico nelle parole della persona coinvolta.
Un biglietto di viaggio è un record funzionale che viene compilato più frequentemente. Spesso, un'azienda avrà i suoi conducenti compilare un rapporto con i dettagli di un viaggio ogni volta che un conducente effettua un veicolo aziendale. In questo modo, se un manager deve rispondere a domande sull'operazione del veicolo avvenuta in passato, ha un resoconto contemporaneo dell'attività preparata dal conducente per la revisione.
I registri funzionali possono fornire a un'azienda protezione dalla responsabilità. I clienti e i dipendenti hanno spesso anni per presentare una causa contro un'azienda per una serie di infrazioni civili. Senza una registrazione contemporanea di eventi, sarebbe difficile per un compqualcuno per dimostrare cosa è successo esattamente in passato.