Che cos'è un Mailstream?
Il flusso di posta è la somma totale di documenti, pacchi e corrispondenza elettronica che si sposta all'interno di un'azienda o casa. Il termine è più frequentemente usato nel mondo aziendale, di solito nel contesto dell'apprendimento di come gestire il grande flusso di posta che viene fornito con una grande azienda. Diverse aziende sono specializzate in servizi di mailstream, offrendo modi per migliorare l'efficienza in ogni fase del processo di mailing. Per le aziende specializzate nel marketing, la creazione di un sistema di mailing semplificato è di vitale importanza.
Oltre alla posta stessa, il flusso di posta comprende i passaggi lungo il percorso. La creazione di documenti, la gestione della posta, l'archiviazione, l'elaborazione e tutte le altre attività relative al flusso di posta sono incluse al suo interno. Dal momento in cui un documento viene creato fino al momento in cui lascia l'azienda, viene incluso nel flusso di posta. Dall'altro lato dell'equazione, nell'istante in cui un pezzo di corrispondenza entra in azienda, diventa anche parte del flusso di posta, fino a quando non viene gestito in modo appropriato.
Fatture, pacchi, corrispondenza personale, materiale di marketing e documenti digitali fanno tutti parte del flusso di posta. Mentre gli individui sono in genere in grado di gestire la posta da soli, un'azienda di solito deve implementare un sistema. La maggior parte delle aziende spedisce quotidianamente grandi volumi di materiale, indirizzando la posta attraverso una sala postale centrale. Alcune delle misure adottate per smussare un flusso di posta includono l'uso di buste standardizzate, l'ordinamento della posta prima che venga inviato in modo che un'azienda possa ricevere prezzi di invio in blocco e l'utilizzo di programmi per computer per gestire la posta. La posta in arrivo viene elaborata e consegnata dai dipendenti della sala postale.
Nel regno della comunicazione elettronica, molte aziende utilizzano servizi di filtraggio e smistamento ad alta potenza per organizzare la posta prima che raggiunga la destinazione finale. In genere questi programmi filtrano virus e materiale indesiderato prima di garantire che la comunicazione digitale raggiunga la persona corretta. Molte aziende traggono vantaggio anche dal flusso di posta digitale per l'invio di e-mail promozionali ai clienti, dal momento che il marketing diretto utilizzando i media digitali è molto meno costoso del direct mail fisico.
Mantenendo buoni registri di un flusso di posta, un'azienda può offrire servizi migliori a clienti e clienti. La maggior parte delle aziende fatica anche a sincronizzare le comunicazioni digitali e fisiche. La corrispondenza digitale ha un ritardo molto più breve rispetto a quello fisico. Per i clienti, può essere irritante o sconvolgente se i registri di un'azienda non vengono tenuti aggiornati. In un'azienda con un flusso di posta sincronizzato e organizzato, un rappresentante dell'azienda può cercare un cliente e tenere traccia di tutta la corrispondenza dell'azienda con lui, rendendo le interazioni con i clienti molto più facili.