Cos'è una proposta di progetto?
Le proposte di progetto sono documenti progettati per presentare un piano d'azione, delineare i motivi per cui l'azione è necessaria e convincere il lettore a concordare e approvare l'attuazione delle azioni raccomandate nel corpo del documento. In molti casi, il documento è redatto come risposta a una richiesta di proposta (RFP) che viene emessa da un cliente attuale o potenziale. Tuttavia, un documento di questo tipo può anche essere pronto a servire a uno scopo interno, specialmente quando qualcuno all'interno dell'azienda ha un'idea di come rendere l'azienda più redditizia o efficiente e ha bisogno di autorizzazione e supporto per attuare l'azione.
In ogni situazione, una proposta di progetto sarà chiaramente organizzata in modo che i lettori possano seguire una logica progressione del pensiero alla conclusione. Molte proposte di esempio offrono una linea guida di base che può aiutare anche i principianti ad entrare nell'oscillazione della scrittura di proposte efficaci. Le linee guida di solito identificano cinque componenti chiave o sezioni di qualsiasi proposta di progettoL: Introduzione, background, strategia, budget o finanziamento e risultato.
Con la sezione introduttiva di una proposta di progetto, l'idea è quella di dire ai lettori di cosa si tratta il progetto e perché vale la pena dedicare del tempo a considerare il progetto in primo luogo. In sostanza, questa sezione serve a convalidare il tempo e gli sforzi spesi per presentare i dati e il tempo necessario per leggere e considerare i meriti e la fattibilità del progetto stesso. L'introduzione non è il luogo in cui presentare le noci e i bulloni del progetto, solo per stabilire il suo potenziale e coltivare abbastanza interesse per incoraggiare il lettore a saperne di più.
Il background espone sui punti base dell'introduzione, spesso citando motivi specifici per cui il piano di progetto è buono, basato su dati storici, proiezioni delle esigenze e delle prestazioni future e le circostanze attuali dell'azienda. Lo sfondo aiuta a costruire il caso di come il progetto può soddisfare le esigenze che sono sorte a causa di azioni passate, anticipando anche le esigenze future e affrontarle in modo tempestivo. Per la maggior parte, la sezione di fondo stabilirà fermamente che qualcosa deve essere fatto e aprirà la strada per imparare come qualcosa può essere realizzato.
Con la sezione Strategia della proposta del progetto, l'obiettivo è di delineare tutte le procedure necessarie per rendere il progetto di successo. Spesso, la strategia aiuta a definire obiettivi a breve e lungo termine per il progetto, spiega come realizzare sistematicamente ogni passaggio e quale tipo di rendimento ci si può aspettare dallo sforzo. Qui, il lettore inizia a farsi un'idea di quanto sia importante il progetto e del potenziale che deve aiutare l'azienda a fare un uso migliore delle risorse disponibili, posizionandosi per il futuro.
La sezione di bilancio si riduce a ciò che la maggior parte dei decisori deve sapere prima di approvare qualsiasi ProjecT: Qual è il costo coinvolto nell'attuazione della proposta del progetto. In questa sezione, i dettagli devono essere eseguiti il backup di fatti e cifre che sono ben studiati e coprono ogni aspetto immaginabile del finanziamento necessario per lanciare e mantenere il progetto nel tempo. Molte proposte falliscono qui, a causa della mancanza di dettagli e delle prove di supporto per i dettagli inclusi.
Infine, la proposta del progetto indica il risultato dell'attuazione del progetto. Questa è la sezione in cui tutti i benefici sono spiegati chiaramente. I vantaggi possono includere articoli come ridurre i costi operativi, aumentare il profilo pubblico dell'azienda, generare più vendite o aumentare i profitti a causa dell'uso più efficiente delle risorse disponibili. Come per i dettagli del budget, è importante che ogni vantaggio denominato possa essere supportato da altri dati per essere considerati seriamente.
Scrivere una proposta a volte è più semplice quando viene fornita una RFP formale. Spesso, la RFP si stabilisceLa struttura di base della proposta, fornisce indizi inestimabili su informazioni specifiche che sono di interesse per il potenziale cliente e definire l'ordine in cui vengono presentati i dati. Quando viene fornito un RFP, è essenziale seguire le specifiche del documento alla lettera. Altrimenti, la proposta sarà messa da parte e uno degli altri fornitori che ha seguito da vicino le disposizioni verrà assegnato l'attività.