Che cos'è una richiesta di proposta?
Una richiesta di proposta è una richiesta scritta di una società a scopo di lucro o no profit o di un governo a fornitori di servizi e appaltatori che li avvisano che un acquirente sta intrattenendo offerte per le imprese. È un documento formale che delinea requisiti specifici per un progetto o un servizio ed è reso disponibile ai potenziali partecipanti allo sforzo. Una richiesta di proposta (RFP), come è anche noto, attira le parti interessate che soddisfano determinati criteri di valutazione da applicare per il lavoro da svolgere.
Le aziende o un governo possono emettere una richiesta di proposta per vari motivi. Un RFP può essere emesso da un gestore di fondi pensione che decide quale consulente per gli investimenti assumere per gestire un portafoglio. Una società potrebbe emettere una richiesta di offerta quando è alla ricerca di una società di consulenza che la consigli attraverso un evento aziendale importante, come un consolidamento. Un governo può emettere una richiesta di offerta per determinati progetti, ad esempio quando accetta offerte da appaltatori indipendenti del settore aerospaziale e della difesa.
La richiesta di offerta deve rimanere altamente specifica in modo che si applichino solo le parti qualificate e il modulo è generalmente di più pagine. La chiarezza nella richiesta di proposta è essenziale affinché gli obiettivi di un incarico siano chiaramente comunicati e le aspettative siano soddisfatte. Se alcuni aspetti del documento rimangono poco chiari, un fornitore ha il diritto di richiedere ulteriori informazioni. Una richiesta di proposta è un'opportunità per acquirenti e fornitori di familiarizzare tra loro e di assicurare fin dall'inizio che entrambe le parti aderiscano agli stessi criteri e scadenze.
Spesso ci sono diverse fasi e strati di documenti legati al processo di richiesta della proposta altamente competitivo. Il primo di questi passaggi è la pre-sollecitazione, in cui il numero di partecipanti è semplificato. Dopo lo screening preliminare, inizia il processo di valutazione e vengono assegnati più comitati per prendere in considerazione l'elenco dei fornitori. Il prezzo è importante nel processo di valutazione, sebbene non sia l'unico criterio utilizzato. Un acquirente deve trovare un fornitore che non si adatti solo al budget, ma che complimenti le strategie e gli obiettivi dell'acquirente.
Nella fase finale, una lettera di intenti e una lettera di riconoscimento vengono consegnate al vincitore e le lettere di rifiuto vengono disperse agli altri candidati. Un contratto viene assegnato a un fornitore che soddisfa maggiormente il budget e i criteri degli acquirenti. L'emittente di una richiesta di proposta dovrebbe attuare le date e le scadenze del traguardo associate a ciascuna fase del progetto.