Che cos'è una fattura dell'ordine d'acquisto?
Una fattura dell'ordine d'acquisto è un documento utilizzato nelle transazioni commerciali. Il nome di questo documento deriva dal fatto che è incluso un numero di ordine di acquisto. Questo numero verrà quindi utilizzato per tutta la durata della transazione. È possibile disporre di numerose fatture dell'ordine d'acquisto tra un acquirente e un venditore in qualsiasi momento. Tale documento può essere utilizzato per beni o servizi.
Perché un contratto sia legale ci deve essere un'offerta e un'accettazione. Lo scambio di denaro e merci tra un acquirente e un fornitore è un contratto. In una situazione del genere, la fattura dell'ordine di acquisto può essere considerata come un'offerta poiché l'acquirente esprime la volontà di acquistare un determinato importo di determinati beni a un determinato prezzo. Il fornitore accetta eseguendo l'ordine, emettendo una fattura e ricevendo il pagamento.
Una fattura di ordine di acquisto generalmente contiene numerose informazioni. L'acquirente deve essere chiaramente identificato, inclusi i suoi dati di contatto. Inoltre, di solito è disponibile uno spazio per l'indirizzo di spedizione poiché le aziende possono avere più di un luogo di attività. Il numero dell'ordine di acquisto è un'informazione molto importante che si trova normalmente nella parte superiore del documento.
La persona che effettua l'ordine deve essere elencata nella fattura. Sono generalmente inclusi termini speciali che si applicano alla transazione. L'ordine deve essere accuratamente delineato includendo i nomi degli articoli o servizi, la quantità, i numeri di sku e i prezzi. L'acquirente può anche calcolare tasse, spese di spedizione e gestione e altri costi.
Una fattura dell'ordine d'acquisto può proteggere sia l'acquirente che il venditore. Per conto dell'acquirente, ci sono prove che ha richiesto un certo numero di prodotti specifici e si aspettava di pagare un prezzo specificato. Se il venditore fornisce altri prodotti o servizi o cerca di aumentare il prezzo, l'acquirente avrà un documento che registra la sua offerta originale. Il venditore è protetto perché senza tale documento l'acquirente potrebbe richiedere merci e quindi rifiutarsi di accettarle o pagarle.
Numerose fatture di ordini di acquisto possono esistere perché un acquirente può effettuare nuovi ordini prima che vengano eseguiti gli ordini precedenti. Ad esempio, supponiamo che la manutenzione di Charlie abbia un contratto per sostituire un tetto. Charlie può utilizzare una fattura dell'ordine d'acquisto per richiedere le forniture per il lavoro. Più tardi quel giorno, la manutenzione di Charlie potrebbe ottenere un altro contratto per riparare un bacino. Le forniture necessarie per questo lavoro verrebbero probabilmente inserite in un'altra fattura dell'ordine d'acquisto.
Ciò evidenzia l'importanza del numero dell'ordine d'acquisto. Ogni volta che le due parti comunicano, questo numero verrà generalmente utilizzato per eliminare la confusione. Ciò include quando vengono fatte domande sullo stato dell'ordine, quando vengono inviate le comunicazioni di backorder e quando vengono emesse le fatture.