Che cos'è una richiesta di ordine d'acquisto?
Una richiesta di ordine d'acquisto è il primo passo per effettuare un ordine d'acquisto. La richiesta può essere generata controllando manualmente lo stock o da una richiesta di acquisto automatizzata generata da un sistema informativo di gestione. Nelle operazioni di produzione di grandi dimensioni, il reparto acquisti potrebbe non trovarsi nemmeno nello stesso edificio o posizione geografica della struttura, quindi è necessaria una lettera di richiesta dell'ordine di acquisto per ottenere i componenti in ordine.
Per piccole operazioni o "one man shows", viene spesso utilizzato un sistema di inventario visivo al posto del più costoso sistema di inventario computerizzato. Man mano che l'inventario di un determinato prodotto si riduce, il proprietario chiama semplicemente il fornitore e inserisce una richiesta d'ordine. A seconda del tipo di attività, il proprietario può utilizzare un kanban o un sistema a due scomparti, il che significa che la richiesta dell'ordine di acquisto viene attivata quando il primo contenitore viene svuotato e il secondo contenitore viene estratto.
Questo tipo di sistema di inventario si basa su un controllo visivo dell'inventario per sapere quando ordinare un prodotto aggiuntivo. Una volta che la richiesta dell'ordine d'acquisto è stata confermata dal fornitore, il proprietario fornirà spesso una carta di credito per pagare il prodotto. In alternativa, il proprietario può emettere un ordine di acquisto, che è un modulo cartaceo che indica il prodotto acquistato e i termini e le condizioni di pagamento.
Le operazioni più grandi in genere utilizzano un sistema informativo di gestione o un sistema di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) per tenere traccia della loro domanda, inventario e ordini di acquisto. Questi sistemi basati su computer funzionano facendo in modo che uno scheduler principale inserisca le previsioni di marketing. Il sistema confronterà quindi il programma di costruzione del prodotto pianificato con i prodotti finiti attuali, il work-in-process e l'inventario grezzo.
I sistemi informatici hanno una tabella o un file che include i tempi di consegna del fornitore per ciascun componente utilizzato nel processo di fabbricazione. Durante il confronto del sistema tra il programma di costruzione del prodotto e l'inventario, prende in considerazione i tempi di consegna del fornitore e genera una richiesta di ordine d'acquisto per tutti i componenti che devono essere ordinati. La maggior parte degli impianti di produzione opera in un ambiente just-in-time (JIT), il che significa che il sistema pianificherà l'arrivo dei componenti appena prima che siano necessari per l'operazione di produzione. Questo processo riduce la quantità di spazio del magazzino necessaria e riduce la quantità di capitale legata all'inventario.
La richiesta di ordine d'acquisto risultante viene quindi inviata ai fornitori di componenti dal dipartimento acquisti. Poiché i fornitori confermano il prezzo dei componenti, le quantità minime di ordine e i tempi di consegna, il team di approvvigionamento emetterà un ordine di acquisto fisso. L'ordine di acquisto è un documento vincolante che garantisce che il fornitore verrà pagato alla consegna.