Qual è una richiesta di informazione?
La richiesta di informazioni, o RFI, è una strategia aziendale comune progettata per consentire ai potenziali clienti di raccogliere dati relativi ai servizi e al supporto offerti da diversi potenziali fornitori. Il formato esatto del documento varierà, in base al tipo e alla profondità di informazioni che il cliente desidera ottenere. Spesso, una richiesta di informazione è una domanda semplice e un documento di risposta che richiede risposte molto semplici, consentendo al cliente di inviare la richiesta a più fornitori e confrontare facilmente le risposte.
Mentre la richiesta di informazione condivide alcune caratteristiche con la richiesta di proposta o RFP, i clienti tendono a utilizzare l'RFI come mezzo per raccogliere dati di base in preparazione per decidere quali fornitori saranno selezionati per ricevere un invito a presentare una proposta formale. La RFI tipica non fornisce molto in termini di background sul cliente e tende a concentrarsi maggiormente sulle pratiche commerciali generali, la gamma di beni e servizi aVailabile dal fornitore e talvolta i prezzi pubblicati standard. Al contrario, la RFP di solito andrà oltre queste informazioni di base, fornendo ulteriori dati sul cliente, richiedendo prezzi in base all'utilizzo del volume e invitando i fornitori a rispondere con soluzioni alle esigenze specifiche del cliente.
Da questa prospettiva, la richiesta di informazioni può essere vista come un mezzo per raccogliere informazioni che vengono quindi valutate e utilizzate per determinare il passaggio successivo nel processo. Se l'idea è quella di cercare venditori per l'istituzione di un accordo contrattuale a lungo termine, il cliente può inviare l'RFI a più aziende che offrono i prodotti di base desiderati. Una volta ricevute tutte le risposte, il cliente confronta quindi i meriti di ciascuna risposta, restringendo infine l'elenco dei candidati RFP a pochi selezionati. A quel punto, venditori che hanno superato con successoapprossimativo Questa fase preliminare è invitata a presentare una proposta, in genere utilizzando una richiesta e un formato specificato fornito dal potenziale cliente.
Una richiesta di informazioni può anche essere utilizzata come processo aziendale di base per valutare i potenziali fornitori in cui nessun accordo contrattuale a lungo termine è pratico. In questo scenario, la RFI ha lo scopo di identificare i fornitori che offrono i prezzi standard più competitivi per beni e servizi di cui il cliente potrebbe aver bisogno di volta in volta. Ad esempio, un'azienda locale può inviare una RFI a tutti i negozi di forniture per uffici locali come mezzo per scoprire quale ha il prezzo più basso sulle forniture per uffici generali, quali offrono sconti sul volume se un ordine ha un determinato importo e che consegna ordini con o senza un addebito di consegna. I dati sono tenuti in archivio, consentendo alla piccola impresa di prendere decisioni su dove acquistare le forniture per ufficio quando si presenta la necessità.