Che cos'è una richiesta di offerta?
A volte indicato semplicemente come una RFT, una richiesta di offerta è un documento che funge da invito per i fornitori e vari tipi di venditori a fornire beni e servizi all'emittente del documento. Per la maggior parte, questo tipo di invito è utilizzato da entità governative che vanno dal livello locale a quello nazionale. Una richiesta di offerta offre una funzione simile alla richiesta di proposta o RFP nel settore privato.
Una delle caratteristiche distintive di una richiesta di offerta è che l'invito non viene inviato a un gruppo selezionato di potenziali fornitori. Ciò è diverso da una richiesta di proposta, in cui il documento può essere in qualche modo ampio o altamente dettagliato, ed è diretto solo ai fornitori che l'azienda ritiene possano soddisfare le sue esigenze. I governi si concentrano invece sulla fornitura di informazioni molto specifiche sui tipi di beni che desiderano e invitano una vasta gamma di potenziali fornitori a fornire. Qualsiasi azienda o individuo che soddisfi i criteri stabiliti nel testo del documento è libero di applicare e possibilmente ottenere lo status di fornitore autorizzato.
In alcuni paesi, per rispondere a una richiesta di offerta è necessario che il potenziale fornitore presenti ciò che è noto come una richiesta di informazioni o RFI. Questo documento fornisce essenzialmente informazioni sul potenziale fornitore, inclusi dettagli sul numero di anni di attività, informazioni sulla stabilità finanziaria dell'azienda e qualsiasi altro fattore che possa essere rilevante per qualificarsi come fornitore autorizzato per il governo. Una copia del documento può essere presentata insieme alla presentazione della RFT, oppure al venditore potrebbe essere richiesto di affermare che una RFI era stata precedentemente inviata, facendo riferimento alla data e all'entità governativa che hanno ricevuto la richiesta di informazioni.
Non esiste un modello standard per la preparazione di una richiesta di offerta. Il documento finale rifletterà le normative e gli standard attuali che il governo è tenuto a rispettare. Ciò significa che è probabile che il progetto finale sia altamente dettagliato e fornisca a tutti i potenziali fornitori informazioni adeguate per determinare se dovrebbero o meno rispondere alla richiesta. Requisiti di questo tipo impediscono ai venditori che non soddisfano gli standard governativi di dedicare tempo a elaborare una risposta che è altamente probabile che venga presa in considerazione, riducendo al minimo il numero di risposte che devono essere esaminate dall'entità che ha emesso la richiesta di offerta originale.