Che cos'è un Virtual Office Assistant?
Un assistente di ufficio virtuale è qualcuno che fornisce tutti i servizi di un assistente di ufficio, ma si trova fisicamente altrove. Con reti di computer, telecamere Web e chiamate telefoniche in conferenza, è ora possibile per il personale lavorare in una vasta gamma di altre posizioni, senza alcun impatto sulle relazioni con i clienti. Prendere la decisione di avere un assistente di ufficio virtuale è importante e ci sono tre elementi che devono essere considerati: set di competenze richieste, affidabilità e monitoraggio.
Fai un elenco delle attività che saranno completate dall'assistente dell'ufficio. Le attività tipiche includono la gestione della corrispondenza dell'ufficio, il campo e la direzione delle chiamate telefoniche, la risposta alle e-mail, l'inserimento dei dati contabili di base e la corrispondenza dell'azienda. Esplora i programmi software e gli strumenti disponibili per consentire questo tipo di lavoro da svolgere da un'altra posizione.
Gli assistenti di ufficio in genere hanno una laurea in affari o gestione. Cerca qualcuno che sia molto bravo con la tecnologia, automotivato e capace di pensare in modo indipendente. Questa persona dovrebbe avere interesse ad apprendere nuove cose e sentirsi a proprio agio a lavorare in modo indipendente.
Un assistente di ufficio è fondamentale per l'organizzazione di qualsiasi attività commerciale. La capacità di assegnare compiti con fiducia è fondamentale per facilitare le operazioni quotidiane. L'affidabilità è fondamentale ed è particolarmente importante quando la persona lavora da un'altra posizione.
Quando si utilizza un assistente di ufficio virtuale, la capacità di monitorare la produttività diventa più importante. Guarda i diversi software disponibili per tenere traccia dei tempi di accesso alla rete del computer, della lunghezza della connessione e della quantità di dati trasmessi. Seguire con clienti e fornitori per determinare se le chiamate telefoniche sono gestite in modo professionale in modo efficiente.
Il monitoraggio della produttività è nell'interesse del dipendente e del datore di lavoro in un regime di lavoro a distanza. Rimuove tutte le domande e preoccupazioni relative alla qualità dei servizi forniti. È molto importante informare tutti i candidati che verranno utilizzati strumenti di monitoraggio della produttività in questa posizione.
Vi è un numero crescente di società di telelavoro che forniscono servizi di assistente di ufficio virtuale. Queste aziende hanno un elenco di personale qualificato e ruotano il lavoro all'interno di questo gruppo per garantire una copertura completa. Sono responsabili della gestione della produttività dei dipendenti e di tutte le attività di monitoraggio. La stipula di un accordo virtuale può far risparmiare spazio per l'ufficio, hardware e costi di supporto sia a breve che a lungo termine. L'interesse per questo tipo di organizzazione del lavoro è in crescita ed è un ottimo modo per ridurre i tempi di percorrenza, migliorare la produttività del lavoro e migliorare la flessibilità dei dipendenti.