Che cos'è un documento del flusso di lavoro?

Flusso di lavoro è un termine usato per descrivere le fasi di un processo. Questo termine viene utilizzato in qualsiasi organizzazione in cui un prodotto, documento o idea si sposta tra sedi o dipartimenti. In un certo senso, il flusso di lavoro può essere inteso come una panoramica del lavoro effettivo che viene eseguito per portare a termine un processo. Un documento del flusso di lavoro è qualsiasi rapporto o analisi che descriva le fasi di un processo, nonché le finanze, le risorse e le informazioni incluse in tale processo. Un documento che viene passato attraverso le fasi di un processo, come una fattura, un reclamo assicurativo o una fattura, può anche essere considerato un documento del flusso di lavoro.

I manager che cercano di ottimizzare le operazioni possono generare documenti sul flusso di lavoro. Questi documenti potrebbero elencare i dipartimenti e i lavoratori attraverso i quali un progetto passa al suo completamento. I documenti possono anche contenere elenchi di risorse, materiali e attrezzature utilizzati in ciascuna delle fasi del flusso di lavoro. Un documento del flusso di lavoro può anche aiutare un manager a capire quali fasi di un processo sono più costose.

I documenti che illustrano i componenti e le fasi del flusso di lavoro possono essere utilizzati per il budget. I manager possono determinare quanto può costare un prodotto e decidere anche su dipartimenti o aree che possono essere ridimensionati. I processi di controllo interno possono anche includere l'uso di documenti sul flusso di lavoro. I contabili manageriali possono presentare i dati finanziari ottenuti da un documento del flusso di lavoro.

Nei contesti produttivi, i documenti del flusso di lavoro possono essere utilizzati per ottimizzare i processi di produzione. Ad esempio, un documento del flusso di lavoro può essere composto utilizzando uno speciale software di gestione del flusso di lavoro. Quando un designer crea un modello e una distinta base, il documento può essere automaticamente inoltrato a un professionista responsabile della fase successiva.

Questi documenti sono utilizzati anche nelle comunità scientifiche. Gli specialisti medici, ad esempio, potrebbero generare documenti sul flusso di lavoro che illustrano l'attività cerebrale. Un documento del flusso di lavoro può anche essere generato per descrivere la relazione tra un utente e una macchina.

Quando un documento del flusso di lavoro descrive un articolo che passa attraverso le fasi di un processo, di solito si riferisce a un pagamento o un servizio che deve essere approvato dai professionisti di diversi dipartimenti. Ad esempio, se un responsabile di reparto rileva di aver bisogno di nuovi computer, tale responsabile potrebbe preparare un documento che elenca i costi. Lui o lei potrebbe quindi passare quel documento nella catena di comando per ricevere l'approvazione.

Le compagnie assicurative usano anche documenti sul flusso di lavoro. In questi casi, i reclami sono presentati dai clienti. Un reclamo potrebbe essere inoltrato a un sottoscrittore. Un sottoscrittore potrebbe quindi passarlo a un dirigente o dirigente che utilizza la ricerca e l'analisi generate da un sottoscrittore per approvare le tariffe.