Che cos'è un record amministrativo?

Un record amministrativo è qualsiasi tipo di documento relativo ai modi in cui un'organizzazione è gestita o eseguita. I professionisti conservano registri amministrativi in ​​modo che possano avere una storia di operazioni, riunioni, clienti e finanze. In alcuni casi, potrebbe essere necessario un record amministrativo a fini legali. Questi documenti sono spesso archiviati elettronicamente. Quando sono richiesti registri amministrativi ufficiali, tuttavia, i professionisti possono stampare documenti su carta filigranata o sigillata per dimostrare che sono registri autorizzati.

Un dirigente aziendale potrebbe utilizzare un record amministrativo per prendere decisioni finanziarie. Ad esempio, se sta pianificando il budget per un determinato progetto, potrebbe accedere ai record per sapere quanto è stato speso in passato. Le registrazioni amministrative finanziarie possono anche essere utilizzate nei processi di revisione che vengono eseguiti internamente a fini di pianificazione finanziaria o esternamente dalle agenzie di regolamentazione.

È inoltre comune conservare una documentazione amministrativa ai fini della gestione delle strutture. Negli scenari in cui un manager deve supervisionare le strutture per assicurarsi che siano conformi alle normative sulla sicurezza e sulla salute, i registri possono essere utili per dimostrare che ha preso le precauzioni necessarie. Se si verifica un incidente in una struttura, un manager può produrre i registri amministrativi necessari per dimostrare di non essere responsabile per eventuali danni o casi di danni fisici.

Un record amministrativo può essere incredibilmente importante quando si tratta di seguire un contratto. Se un individuo è accusato di comportarsi in modo contrario ai termini di un contratto, potrebbe derivarne un'azione legale. In questo caso, i documenti amministrativi possono essere utilizzati per dimostrare l'innocenza o la colpa di una persona.

I registri amministrativi sono spesso utilizzati nei casi in cui un'impresa o un'agenzia è accusata di operare in modo dannoso per la salute o la sicurezza ambientale o pubblica. In questi casi, un giudice potrebbe richiedere che un'organizzazione invii la propria documentazione amministrativa. Un record, in questo scenario, potrebbe essere una traccia cartacea che aiuta i funzionari legali a comprendere i passi intrapresi da un'organizzazione. I giudici possono utilizzare questi documenti per determinare se un'organizzazione si stava comportando in modo dannoso o capriccioso.

Un record amministrativo può essere conservato da qualsiasi professionista di un'organizzazione che abbia accesso alle informazioni relative alle decisioni manageriali. In alcuni casi, dirigenti e dirigenti potrebbero assumere assistenti che conservano registri delle riunioni e delle azioni eseguite. Anche i lavori monitorati digitalmente, come le transazioni finanziarie e l'inserimento dei dati, possono essere utilizzati in un record amministrativo.