Che cos'è un valore amministrativo?
Il valore amministrativo è la valutazione dell'importanza di un record aziendale per le operazioni quotidiane. Le registrazioni ritenute di valore amministrativo vengono archiviate o utilizzate regolarmente nella conduzione degli affari. Questa categorizzazione dei documenti aziendali determina la politica di conservazione dei documenti di un'azienda e può avere implicazioni legali in una varietà di circostanze, ad esempio in risposta a una richiesta di accertamento durante un contenzioso o ai sensi di un controllo fiscale.
I registri aziendali sono la linfa vitale delle operazioni. La traccia cartacea delle transazioni è il modo in cui un'azienda soddisfa i propri obblighi governativi per dimostrare la conformità con la legge. Le aziende sono tenute a documentare le vendite per comprovare il pagamento delle imposte sul reddito, nonché le registrazioni dello status dei dipendenti per dimostrare l'idoneità al lavoro e comprovare le ore lavorate. Le politiche e le procedure sono in genere impegnate nella carta, che crea una registrazione storica del cambiamento delle politiche nel tempo.
Questi requisiti, insieme alle esigenze interne e agli standard del settore, significano che ogni record prodotto da un'azienda deve essere valutato per il suo valore amministrativo. Una società determina se il record è qualcosa che deve o deve essere conservato per un certo periodo di tempo o se può essere distrutto senza conseguenze. Le aziende più grandi in genere stabiliscono una politica di conservazione dei documenti che aiuta i dipendenti a determinare il valore dei documenti in modo che i tipi di documenti aziendali conservati siano uniformi in tutta l'azienda.
Le aziende più piccole raramente progettano una politica formale di conservazione dei documenti, ma la determinazione del valore amministrativo non è meno importante in un ambiente di piccole dimensioni. Una tenuta dei registri inadeguata può far fallire qualsiasi azienda. Ad esempio, una società che stipula contratti per servizi in genere fornisce al cliente il diritto di controllare i propri registri delle attività dell'account. Se non vengono conservati registri amministrativi adeguati, il cliente può fare causa per un ritorno dei pagamenti effettuati. In un ambiente di vendita al dettaglio, la difesa efficace di una causa legale può dipendere dalle politiche e dalle procedure scritte che i dipendenti hanno ricevuto nell'ambito della loro formazione professionale iniziale.
Il valore amministrativo svolge anche un ruolo in un contesto pubblico a fini di supervisione e storici. Il pubblico ha in genere un interesse per le operazioni quotidiane di funzionari e uffici governativi e alcuni paesi hanno leggi che autorizzano il pubblico ad accedere ai documenti governativi, come il Freedom of Information Act negli Stati Uniti. Una valutazione del valore amministrativo spesso determina quali documenti devono essere conservati e quali possono essere distrutti nel rispetto della legge. Senza questa enfasi sul valore di alcuni documenti aziendali, gran parte della storia transazionale di imprese, agenzie e organizzazioni andrebbe persa.