Che cos'è un flusso di lavoro automatizzato?
Il flusso di lavoro comprende le fasi attraversate da un'azienda o da un dipendente per fornire un prodotto o un servizio ai propri clienti. Un flusso di lavoro automatizzato è quando queste fasi sono aiutate da computer o altre macchine. Al fine di automatizzare il processo del flusso di lavoro, è innanzitutto necessario abbattere i passaggi coinvolti nel processo. Dopo che l'azienda ha acquisito una solida conoscenza di ogni fase del processo del flusso di lavoro, la creazione di un flusso di lavoro automatizzato comporta l'inserimento del processo del flusso di lavoro nel software di gestione del flusso di lavoro, che quindi automatizza il processo.
I principali vantaggi del flusso di lavoro automatizzato sono che consente di risparmiare tempo di lavoro per i dipendenti e quindi di risparmiare denaro dell'azienda. Il software per il flusso di lavoro automatizzato ha funzionalità di reporting, quindi un'azienda può identificare quando ha bisogno di ulteriori membri del personale per gestire il carico di lavoro o quando l'azienda ha più membri del personale di quanti ne facciano lavorare. Il flusso di lavoro automatizzato elimina i processi manuali di immissione dei dati o la consegna di un file alla persona successiva che deve lavorare sul file. Invece, una volta completata la prima attività, i sistemi di flusso di lavoro automatizzati avvisano la persona successiva dell'attività successiva e tutti i soggetti coinvolti nel processo hanno accesso alle stesse informazioni.
Un esempio di flusso di lavoro automatizzato in uso è quello di un ospedale. Con il flusso di lavoro automatizzato, quando un receptionist controlla un paziente nel sistema nella sala d'attesa, l'infermiere riceve un avviso sul computer che un paziente sta aspettando e in quale stanza. Dopo che l'infermiera raccoglie le informazioni dal paziente e le inserisce nel computer, il medico riceve un avviso sul paziente e in quale stanza il paziente sta aspettando. Quando l'infermiere e il medico inseriscono le informazioni, il flusso di lavoro automatizzato restituisce le informazioni all'addetto alla reception, che gestisce il carico del paziente.
In questo esempio, il flusso di lavoro automatizzato evita al personale di immettere più volte i dati del paziente nel sistema informatico o nella cartella del paziente, quando l'addetto alla reception controlla il paziente, quando l'infermiera vede il paziente e di nuovo quando il medico vede il paziente. Ciò riduce i tempi di attesa del paziente, poiché dopo che il receptionist ha inserito le informazioni del paziente al momento del check-in, le informazioni passano automaticamente al computer dell'infermiera e di nuovo al medico dopo che l'infermiera ha inserito ulteriori informazioni sul paziente. Questo flusso di lavoro automatizzato fornisce all'ospedale una maggiore efficienza e, in definitiva, consente di fornire una migliore assistenza ai pazienti.