Che cos'è la mappatura dei processi aziendali?
Le mappe dei processi di business mostrano una rappresentazione visiva passo-passo dei processi di business con l'obiettivo di migliorare la gestione dei processi di business. I processi sono casi in cui un insieme di persone, macchine o attività correlate lavorano per produrre lo stesso output. La mappatura dei processi aziendali rappresenta visivamente qualsiasi aspetto di un'azienda per contribuire ad aumentare l'efficienza, dalle fasi soggette a incidenti in una linea di produzione, alla gestione della posta interdipartimentale.
I processi da mappare possono essere definiti includendo input, procedure, sequenze e output. Il software di mappatura utilizza quindi questi parametri per costruire la mappa. Le mappe possono essere di natura semplice o complessa, a seconda del formato. Le opzioni tipiche includono l'aggiunta di processi simultanei di azione e decisione, risposte emotive e ritardi. Le mappe possono essere create su carta, tramite software di mappatura dei processi aziendali o sistemi di gestione dei processi aziendali più complessi.
I vantaggi della costruzione di mappe dei processi comprendono una facile diagnosi dei ritardi nelle prestazioni, la valutazione della progettazione del sistema e la gestione dei processi aziendali. La visualizzazione del processo da input a output può semplificare l'identificazione delle inefficienze. Le mappe dei processi individuano e isolano le variabili che incidono sul valore, offrendo agli analisti la possibilità di semplificare, innovare e rimuovere le ambiguità dai processi. Quando si implementano nuove modifiche al sistema, le mappe dei processi aziendali aiutano i dipendenti a comprendere i loro nuovi ruoli, facilitando la transizione e il ritardo della produttività a volte associati a nuove apparecchiature.
La mappatura dei processi aziendali può anche identificare le esigenze di ulteriore personale o formazione, completare analisi delle necessità lavorative e stabilire un sistema di modellizzazione delle competenze. La razionalizzazione delle organizzazioni dal punto di vista della gestione delle risorse umane aiuta lo sviluppo organizzativo. Ad esempio, i dipendenti che possono vedere come i loro lavori si adattano al quadro più ampio, e anche quelli degli altri, possono comprendere meglio gli squilibri nei carichi di lavoro e in che modo tali squilibri potrebbero influenzare la ridistribuzione. I piccoli gruppi intra-organizzativi in genere conducono la mappatura dei processi e il lavoro di squadra necessario per creare e analizzare le mappe incoraggia la comunicazione, la comunità e il pensiero critico di gruppo.
La mappatura dei processi aziendali può essere utilizzata da qualsiasi azienda in qualsiasi settore per migliorare i processi. È intrinsecamente simile e spesso intercambiabile con i seguenti termini: analisi delle attività di sistema, diagrammi di processo, diagrammi di flusso e mappatura del lavoro. L'obiettivo di tutti questi strumenti è lo stesso: migliorare i processi e creare valore. La differenziazione di questi termini diventa importante solo per quanto riguarda l'acquisto di software di gestione e quando si cerca l'accreditamento.
I sistemi di gestione della qualità, come l'ISO 9000, utilizzano le mappe dei processi per certificare le imprese che hanno formalizzato e documentato i processi aziendali. L'accreditamento tramite ISO 9000 non garantisce prodotti o servizi di qualità; mostra a azionisti, dipendenti e clienti che l'impresa partecipante si impegna a comprendere e migliorare i propri processi aziendali. La popolarità delle aziende in cerca di accreditamento implica che, per molti, la mappatura dei processi aziendali ha avuto anche effetti positivi sull'aumento della redditività e del valore.