Che cos'è l'approvvigionamento aziendale?
Il termine approvvigionamento aziendale viene utilizzato per descrivere le attività relative all'acquisto di beni e servizi per un'entità aziendale. L'approvvigionamento o l'acquisto è un'importante funzione amministrativa che impiega la riduzione dei costi e le tecniche di pianificazione strategica a lungo termine per gestire i costi in uscita. Il settore degli appalti aziendali ha tre aree di interesse principali: gare d'appalto, gestione dei fornitori e acquisti strategici.
Le persone che lavorano negli appalti aziendali sono note come professionisti degli appalti. Esistono tre titoli di lavoro principali negli acquisti: acquirente, responsabile degli acquisti e responsabile degli acquisti. L'acquirente è responsabile della gestione dell'acquisto di merci da fornitori selezionati. Il responsabile degli appalti gestisce la gara d'appalto e il processo di selezione del fornitore. La principale responsabilità del responsabile degli acquisti è il funzionamento generale del dipartimento e le negoziazioni con grandi fornitori di valore in dollari.
La gara d'appalto è il processo che invita i potenziali fornitori a rivedere un documento dettagliato sui requisiti e a presentare la propria offerta per l'azienda. Il documento sui requisiti contiene il valore totale in dollari e la durata del contratto, il tipo di prodotto o servizio richiesto, i requisiti di qualità e le condizioni del contratto. Una quantità significativa di cause civili si basa su difetti o pregiudizi percepiti nel processo di gara. È molto importante seguire un processo aziendale adeguato e garantire un'offerta equa e trasparente.
Esistono tre termini comunemente utilizzati negli appalti aziendali: richiesta di proposta (RFP), richiesta di informazioni (RFI) e richiesta di offerta (RFQ). Il tipo di risposta richiesta è indicato nel corpo del documento, insieme alle date e alle informazioni di contatto. Tutti e tre i termini sono usati per descrivere un processo quando i fornitori sono invitati a rispondere o i requisiti sono pubblicati su un sito Web pubblico o uno strumento di approvvigionamento, consentendo a una vasta gamma di fornitori di rispondere. Le date sono molto importanti in questo processo e ignorare le scadenze o mancarle esclude la risposta dalla considerazione. Assicurati di ottenere una ricevuta con l'indicazione dell'ora e della data che indichi quando i documenti sono stati ricevuti dal dipartimento acquisti, per evitare l'esclusione.
La gestione del fornitore include la garanzia della conformità del contratto, fungendo da contatto principale per le questioni relative al servizio e alla risoluzione delle controversie, nonché la gestione di eventuali pagamenti o clausole negoziate nel contratto. Sebbene molti sforzi si concentrino sull'appalto iniziale e sulla stesura del contratto, la gestione del fornitore è l'unico metodo per garantire che l'azienda ottenga effettivamente i risparmi previsti. Una gestione efficace si traduce in minori costi operativi, servizi efficienti e una posizione di contrattazione più forte durante la prossima tornata di negoziati.
L'acquisto strategico è il processo di acquisto pianificato. In un'organizzazione tipica, ciascun dipartimento invia gli acquisti pianificati per l'anno al reparto budget o acquisti. Il personale cerca elementi comuni o opportunità di raggruppare i prodotti correlati. Questi piccoli acquisti possono quindi essere messi in gara, offrendo a più fornitori l'opportunità di fornire tali beni e servizi. Nel complesso, questo processo comporta costi di acquisto inferiori per l'organizzazione.