Che cos'è la trascrizione commerciale?
La trascrizione commerciale è un documento che fornisce una registrazione permanente di ciò che è accaduto in una riunione d'affari di qualche tipo. Molte aziende richiedono questo tipo di trascrizione per una vasta gamma di riunioni, comprese le relazioni con gli investitori o le riunioni sugli utili, o come registro degli eventi in un consiglio di amministrazione o riunioni degli amministratori. Ciò che distingue una trascrizione commerciale da altre forme di registri permanenti è che il dettaglio è di solito sotto forma di una recita testuale di ciò che è stato detto durante l'incontro, rispetto al tenere verbali che condensano e sostanzialmente riassumono gli eventi.
L'uso della trascrizione aziendale si trova con riunioni tenute in una vasta gamma di ambienti. Questi includono incontri faccia a faccia in luoghi fisici, così come riunioni tenute per mezzo di una teleconferenza o persino una conferenza basata sul web. Nei decenni passati, i trascrittori che erano stati addestrati a usare la stenografia spesso preparavano una copia scritta degli eventi che accadevano durante l'incontro, quindi utilizzavano le note stenografiche per preparare una trascrizione completa in seguito. Più recentemente, l'approccio richiede di effettuare una registrazione audio dell'evento e quindi di utilizzare tale registrazione per preparare la trascrizione aziendale tipizzata.
Oltre a utilizzare la trascrizione aziendale per riunioni di alto profilo, possono anche essere utili per creare registrazioni permanenti dettagliate per altri eventi. Ad esempio, un responsabile vendite nazionale o regionale può scegliere di ordinare una trascrizione per conferenze settimanali o mensili condotte con altro personale di vendita all'interno dell'organizzazione. Allo stesso modo, preparare una transazione commerciale per le riunioni tenute dai membri di un comitato di progetto può anche aiutare a creare un registro permanente di ciò che è stato discusso durante la riunione e in quale contesto.
Mentre molte aziende gestiscono internamente il processo di trascrizione aziendale, è anche possibile avvalersi di servizi di trascrizione indipendenti per gestire il processo. Molte società di telecomunicazioni che forniscono prodotti per conferenze audio e basati sul web offrono anche questo tipo di servizio. Un documento scritto viene preparato dalla registrazione audio della riunione, quindi inoltrato a un contatto chiave all'interno dell'organizzazione del cliente. La maggior parte dei fornitori presenterà la trascrizione in uno dei diversi modi, in base alle esigenze del cliente. L'invio può essere sotto forma di un documento elettronico allegato a un'e-mail, un documento pubblicato su un sito sicuro per il recupero da parte di persone con l'autorizzazione corretta o persino la preparazione e l'inoltro di un CD-R contenente il file elettronico.
L'importanza della trascrizione commerciale non può essere sopravvalutata. Poiché la trascrizione includerà dettagli completi su chi ha detto cosa in una riunione, i dettagli possono spesso essere molto utili per stabilire il contesto per le dichiarazioni rese. Ciò può essere particolarmente importante quando si utilizza la trascrizione al fine di risolvere i problemi che influiscono sul funzionamento dell'azienda, compresi eventuali problemi legali che possono sorgere ad un certo punto dopo lo svolgimento della riunione.