Che cos'è l'approvvigionamento elettronico?
L'approvvigionamento elettronico è il processo di acquisto di materiali su Internet. La definizione effettiva di approvvigionamento elettronico è l'uso di sistemi elettronici per gestire l'intero processo di approvvigionamento, dall'acquisto al pagamento. L'opposto dell'approvvigionamento elettronico è il commercio elettronico. Nel commercio elettronico o nel commercio elettronico, la società ospita un sito Web e un'infrastruttura per consentire ai clienti di acquistare materiali online. Un processo di approvvigionamento elettronico è l'uso del sito Web di commercio elettronico di un'altra società.
Per impostare l'approvvigionamento elettronico, ci sono tre elementi che devono essere risolti: processo aziendale, integrazione con il sistema contabile e supporto. Il motivo principale per l'implementazione di questo tipo di approvvigionamento è il risparmio sui costi per l'organizzazione di acquisto. Le maggiori efficienze riducono il tempo e il livello di impegno del personale necessari per aggiornare manualmente il sistema di acquisto, nonché per gestire il processo di contabilità.
Esistono due processi aziendali: centralizzato e decentralizzato. In un modello centralizzato, gli utenti selezionano i loro prodotti da uno strumento di shopping online o inseriscono i dettagli della loro richiesta di acquisto compilando un modulo online. Queste richieste sono indirizzate al personale centrale di approvvigionamento, che le esamina, aggiunge gli account interni, seleziona il fornitore e quindi invia l'ordine di acquisto. Il ruolo principale del personale addetto agli acquisti è garantire che sia selezionato il fornitore appropriato e raggruppare ordini simili insieme.
In un modello decentralizzato, ogni individuo o reparto può utilizzare lo strumento online per creare ordini di acquisto per beni o servizi richiesti. Questi ordini vengono inviati direttamente al fornitore. Non vi è alcuna interazione con il reparto acquisti interno.
La stragrande maggioranza delle aziende con le risorse per supportare gli acquisti elettronici è abbastanza grande da disporre di un sistema di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) o di un sistema contabile integrato. Questi tipi di sistemi incorporano tutte le funzioni amministrative dell'azienda, consentendo una maggiore flessibilità e delega di responsabilità. Il modulo di approvvigionamento è in genere integrato nel sistema contabile, consentendo l'elaborazione degli ordini di acquisto e dei pagamenti delle fatture attraverso entrambi i moduli.
Gli appalti elettronici richiedono personale di supporto sia a livello interno che a livello di fornitore. Alcune aziende creano un servizio clienti dedicato alla formazione, alla documentazione e al supporto per il sistema elettronico. Altri integrano tutte le funzioni amministrative in un unico gruppo di supporto.
Si prevede che gli appalti elettronici registreranno una crescita costante nei prossimi cinque o dieci anni, poiché le aziende cercano di ridurre le inefficienze, aumentare l'uso della tecnologia e migliorare i processi aziendali. Esiste una gamma di aziende di software specializzate in questo campo. Inoltre, molte società di software di contabilità stanno aggiungendo questa funzione alla loro offerta standard per soddisfare la domanda dei clienti.