Che cos'è Enterprise Content Management?
La gestione dei contenuti aziendali è un prodotto software che gestisce documenti scritti. Questo tipo di software si trova più comunemente in grandi aziende o istituzioni. Il requisito per questo tipo di software è cresciuto dall'uso di programmi di elaborazione testi per sviluppare contenuti e dalla necessità di gestire questo processo con un gran numero di editor e collaboratori.
Esistono due classi di soluzioni di gestione dei contenuti aziendali: gestione dei contenuti del sito Web e gestione dei contenuti dei processi aziendali. Entrambe le classi forniscono un set standard di caratteristiche e funzionalità progettate per migliorare la gestione dei documenti, la modifica, il controllo delle versioni e le approvazioni. L'attuazione effettiva di questi concetti differisce tra le due opzioni. Ciò ha un impatto sulla trasparenza e sui processi aziendali necessari per utilizzare questi sistemi.
In un sistema di gestione dei contenuti aziendali di un sito Web, il risultato del flusso di lavoro è pubblicato sul sito Web dell'azienda. Tutti i documenti, le bozze e le versioni vengono archiviati e gestiti su un server Web. Per accedere a questo sistema, gli utenti accedono a Internet e accedono al sito Web dell'azienda. Inseriscono un nome utente e una password per visualizzare il contenuto di cui sono responsabili per la creazione, la modifica e l'approvazione.
Ogni documento che verrà pubblicato sul sito Web deve essere creato in questo sistema. L'autore dell'articolo quindi lo invia al team per la modifica. Diversi utenti possono accedere al documento, modificare e salvare le loro modifiche. Il software tiene traccia delle modifiche apportate da ogni persona e mantiene le versioni nell'ordine corretto.
Al termine del processo di modifica, il documento viene sottoposto all'approvazione per la revisione. L'approvatore esamina la versione finale della bozza ed è in grado di vedere tutte le modifiche e le modifiche apportate e da chi. Dopo l'approvazione, il documento viene pubblicato sul sito Web.
Il sistema di gestione dei contenuti aziendali dei processi aziendali è impostato su un document server in rete e si trova dietro il firewall aziendale. L'accesso è garantito in base alla posizione e al livello di responsabilità. In questo ambiente, i documenti sono tutti archiviati in software di elaborazione testi, consentendo agli utenti di utilizzare facilmente gli strumenti esistenti per soddisfare i requisiti.
I documenti possono essere basati su modelli o moduli e sono archiviati in un repository condiviso. Gli utenti accedono ai modelli e li aggiornano secondo necessità. Al termine, i documenti vengono registrati nella directory condivisa e una notifica viene inviata alla persona successiva nel processo aziendale. Esaminano e modificano il documento secondo necessità. Al termine, il documento viene approvato e non è possibile apportare ulteriori modifiche.