Che cos'è la gestione delle spese?
La gestione delle spese è un processo per tenere traccia delle spese dei dipendenti, o in caso di lavoro autonomo, per la gestione personale delle spese associate allo svolgimento dell'attività commerciale. Avere tali sistemi in atto è importante per documentare correttamente le spese su documenti come dichiarazioni fiscali oltre a controllare i dipendenti per assicurarsi che rispettino le politiche aziendali sulle spese. Un certo numero di aziende produce software di gestione delle spese per aiutare in questo processo, rendendo più semplice tenere traccia delle spese correttamente.
Nelle aziende di qualsiasi dimensione, i dipendenti possono sostenere spese per conto dell'azienda nell'ambito del proprio lavoro. Alcune aziende consentono ai dipendenti di farlo solo con l'autorizzazione, come quando un piccolo imprenditore invia un dipendente al negozio di forniture per ufficio per soddisfare un'esigenza specifica. Altri possono fornire ai dipendenti conti spese, consentendo loro di utilizzare fondi per scopi pre-autorizzati senza prima verificare. In entrambi i casi è necessaria la gestione delle spese.
I dipendenti inviano la documentazione per tutte le spese sostenute. Ciò include una suddivisione dettagliata, che mostra come hanno speso i soldi e come si applica al business. Le spese possono includere intrattenimento per i clienti, vitto e alloggio durante viaggi di lavoro, noleggio auto, biglietti aerei e così via. La società può controllare le spese per assicurarsi che siano entro limiti ragionevoli, come l'indennità giornaliera della società per i pasti. Le persone che sostengono spese eccessive o inusuali possono essere soggette a un attento esame e potrebbero essere revocati i privilegi se la società ritiene che le loro spese siano abusive.
Il software può facilitare la gestione delle spese. I contabili o il personale delle risorse umane possono impostare profili per ciascun dipendente per tenere traccia delle spese. Il software semplifica il controllo della cronologia precedente, il rilevamento delle modifiche e il recupero delle spese relative a eventi particolari. In caso di audit, il personale può valutare i profili dei dipendenti per segni di attività fraudolenta, come entrate raddoppiate, richieste di risarcimento per spese aziendali quando i dipendenti erano in viaggio personale e così via.
Per i lavoratori autonomi, la gestione delle spese è importante per contenere i costi e tenere traccia delle spese correttamente per le tasse. Queste spese possono essere trattate come detrazioni fiscali, a condizione che la documentazione sia tenuta a portata di mano e che siano adeguatamente classificate. Alcune categorie di spesa, come l'intrattenimento, sono soggette a un attento esame da parte delle autorità fiscali e i programmi di gestione delle spese possono fornire suggerimenti e trucchi per ridurre la possibilità di un controllo fiscale, come la segnalazione di spese che sembrano sproporzionatamente alte rispetto ad altre spese o reddito.