Cosa sono le scartoffie?
Le scartoffie sono un termine generale per le diverse forme, fatture, elenchi, curriculum e lavori che devono essere completati in ogni azienda. Sebbene i computer abbiano eliminato alcuni documenti come i promemoria cartacei, nella maggior parte degli uffici sono ancora necessari moduli e altri documenti. In molti uffici gli stessi documenti possono essere gestiti ed elaborati da molte persone prima che vengano archiviati, archiviati o distrutti.
Molti esperti di efficienza dell'ufficio consigliano che ogni pezzo di carta dovrebbe andare dove deve andare immediatamente per essere gestito da quel dipartimento o persona. Dopo aver letto e lavorato con ciascun pezzo di carta, è possibile archiviarlo, sminuzzarlo, gettarlo, riciclarlo o appenderlo su una bacheca. I documenti che sono ancora necessari per il completamento possono essere conservati in un vassoio a più livelli. I vassoi devono essere etichettati per evitare pile miste di carta nei vassoi.
Il modo classico di etichettare i vassoi o i cestini in un supporto per documenti multilivello da scrivania è con le parole dentro e fuori . Il cestino è per i documenti in arrivo che devono essere fatti e il cestino fuori contiene i documenti in uscita che sono finiti. Alcuni impiegati continuano a etichettare i loro vassoi da scrivania in questo modo, mentre altri possono rinunciare del tutto alle etichette. Alcuni lavoratori non usano vassoi a più livelli per le scartoffie, ma possono usare file sospesi per conservare le carte in un cassetto della scrivania profondo.
Alcuni lavoratori sembrano semplicemente conservare la maggior parte dei loro documenti in pila sulla scrivania, ma la maggior parte degli esperti di organizzazione aziendale suggerisce di avere solo il progetto più recente sul desktop. Altri progetti di scartoffie possono essere archiviati in vassoi o file per un facile riferimento. Dover cercare tra documenti disorganizzati per trovare qualcosa può ridurre la produttività.
I tipi di lavoro cartaceo comuni alla maggior parte delle aziende includono moduli, rapporti, documenti legali, note di progetto, valutazioni dei dipendenti, fax, lettere, rapporti di spedizione, ordini e fatture. Molte aziende utilizzano ordini e fatture per computer, nonché e-mail anziché lettere. Eppure la maggior parte delle aziende stampa copie di questi per altri dipartimenti come il reparto contabilità. Alcuni uffici possono essere praticamente senza carta, ma molti stanno ancora lavorando per arrivare a quel punto. La maggior parte delle aziende oggi ricicla i propri documenti quando possibile e le scatole di riciclaggio della carta sono una vista comune negli uffici di oggi.