Che cos'è l'outsourcing degli acquisti?
L'outsourcing degli acquisti è un termine generale utilizzato per descrivere una situazione in cui un'azienda o un'organizzazione acquista servizi di approvvigionamento da una società esterna. L'outsourcing esiste da molto tempo come modello di business, ma ha acquisito notorietà a metà degli anni '90 quando le grandi aziende hanno iniziato a ridurre le posizioni ben pagate a favore dell'esternalizzazione di funzioni amministrative a società situate in altri paesi. L'obiettivo primario dell'outsourcing è migliorare l'efficienza e ridurre i costi generali amministrativi.
Il termine approvvigionamento viene utilizzato per descrivere una vasta gamma di attività, principalmente incentrate sull'acquisto di beni e servizi da altri fornitori. I metodi e i processi utilizzati variano leggermente a seconda del settore, ma per la maggior parte sono abbastanza generici. Molte aziende adottano un approccio graduale all'outsourcing, consentendo a un'impresa di approvvigionamento di completare tutte le transazioni al di sotto di una soglia specifica senza l'approvazione del cliente. Eventuali negoziazioni o contratti per un valore superiore a un determinato valore in dollari possono essere completati dal cliente, con l'assistenza e la consulenza di specialisti dell'approvvigionamento, come richiesto.
Quando si cerca una società di outsourcing degli appalti, ci sono tre aree che dovrebbero far parte del processo di revisione: metodo di pagamento, servizi esatti da fornire e metriche per valutare le prestazioni. Le aziende che esternalizzano gli appalti a società situate all'estero devono rivedere obblighi contrattuali legali, orari di apertura e input o accesso da parte della direzione. La selezione di un'impresa di servizi di approvvigionamento dovrebbe essere completata mediante una procedura di gara aperta. La qualità delle risposte sensibili può essere molto rivelatrice, poiché questo tipo di lavoro è la funzione principale di un'azienda di servizi di approvvigionamento.
Esistono due diversi metodi di pagamento che si trovano comunemente nell'outsourcing degli acquisti: percentuale di acquisti o forfait per ordine di acquisto. La percentuale di acquisti è una percentuale forfettaria fatturata in base alla spesa totale elaborata dalla società di servizi. Una fattura viene in genere inviata ogni mese, indicando il valore in dollari di tutti gli ordini elaborati, l'importo totale dei risparmi raggiunti e l'importo dovuto per i servizi resi. La tariffa forfettaria si basa sul volume puro delle transazioni. Entrambi i metodi possono essere manipolati per gonfiare i valori delle fatture e devono essere gestiti con cura.
L'elenco dei servizi che l'impresa di servizi di approvvigionamento fornirà dovrebbe essere chiaramente definito. I termini di pagamento, i requisiti di segnalazione, le procedure di escalation e il livello di servizio sono tutti importanti in questo tipo di accordo. Assicurarsi che siano inclusi nel contratto a un livello molto dettagliato. Le metriche che la compagnia fornirà dovrebbero essere legate ai servizi contrattati. Questi valori vengono utilizzati per determinare se l'impresa di outsourcing dell'approvvigionamento sta rispettando il suo accordo contrattuale e di livello di servizio.