Che cos'è la teleconferenza senza prenotazione?
La teleconferenza senza prenotazione è un tipo di conferenza audio che non richiede al cliente di effettuare una prenotazione per una chiamata in conferenza in anticipo. Una forma di teleconferenza emersa all'inizio degli anni '90, la teleconferenza senza prenotazione è diventata una delle forme di teleconferenza più popolari tra le organizzazioni imprenditoriali e non profit. Nel corso degli anni, i miglioramenti a questo tipo di formato di chiamata lo hanno reso ancora più user-friendly, consentendo anche ai fornitori di audioconferenze di offrire il servizio a tariffe estremamente competitive.
Con una tradizionale chiamata in conferenza, il cliente contatta in anticipo il provider e si riserva un numero specifico di linee in una data e ora specifiche e per una durata specifica. La prenotazione viene preparata, quindi scaricata in un ponte di teleconferenza, dove un operatore di conferenza attiva la prenotazione, in genere da quindici a trenta minuti prima dell'orario di inizio programmato. La conferenza rimane attiva sul bridge fino al completamento della riunione e tutte le parti si disconnettono dalla chiamata. A quel punto, l'operatore della conferenza disattiva la chiamata e non può essere riutilizzata senza la creazione di una nuova prenotazione.
Il servizio di teleconferenza senza prenotazione elimina la necessità di effettuare una prenotazione anticipata per una chiamata in conferenza. Sebbene vi sia una certa varianza nel formato, viene creato un account senza prenotazione per uno specifico moderatore della conferenza. All'account viene assegnato un numero di linee da utilizzare in qualsiasi momento e assegnato a un bridge di teleconferenza. I dati per la prenotazione vengono attivati sul bridge ed è disponibile per l'uso da parte della parte autorizzata in qualsiasi momento del giorno o della notte, senza la necessità di informare il servizio di teleconferenza in anticipo sull'utilizzo.
Per accedere alla conferenza, al moderatore viene fornito un numero telefonico gratuito, insieme a un minimo di due codici di sicurezza. Uno dei codici viene utilizzato dal moderatore per avviare ufficialmente la conferenza, mentre il secondo codice viene utilizzato da chiunque sia invitato dal moderatore a partecipare alla riunione. Con la maggior parte delle configurazioni di chiamata, gli addebiti sull'account cessano quando l'ultima linea si disconnette dalla sessione di chiamata al termine della riunione.
Una volta emesso, il numero di accesso e tutti i codici di sicurezza rilasciati al moderatore restano attivi finché l'account viene stabilito con il provider. Ciò consente al moderatore di organizzare una chiamata in conferenza semplicemente notificando ai partecipanti quando si svolgerà la riunione e fornendo loro il numero di accesso e il codice partecipante per accedere utilizzando la tastiera del telefono quando richiesto. La natura del teleconferenza senza prenotazione lo rende un formato ideale per l'uso in situazioni di emergenza o per riunioni ricorrenti che si svolgono settimanalmente, ma non necessariamente lo stesso giorno e la stessa ora ogni settimana.
Nel corso degli anni, numerose funzioni sono diventate comuni nell'ambito del formato base di teleconferenza senza prenotazione. La capacità del moderatore di silenziare tutte le linee dei partecipanti è un esempio, così come la capacità del moderatore di utilizzare una sequenza di codici per ottenere una linea e chiamare un partecipante che non ha chiamato la conferenza. Negli ultimi anni, l'aggiunta di elenchi di presenza è diventata parte dei pacchetti di teleconferenza di base senza prenotazione offerti dalla maggior parte dei provider. Questi elenchi acquisiscono dettagli come i numeri di telefono di origine di ciascun chiamante che accede alla riunione, i tempi di entrata e di uscita per ciascuna linea, i minuti accumulati su ciascuna linea e una notazione di qualsiasi codice numerico, come un codice reparto o un numero di argomento del cliente che il moderatore sceglie di associarsi alla riunione. Tutte queste funzionalità sono considerate standard nella maggior parte dei casi e sono incluse nel costo base al minuto per riga per il servizio.